Tính năng Google Workspace cho doanh nghiệp mới nhất 2026

Gmail (Email doanh nghiệp)

• Email theo tên miền doanh nghiệp: Gmail trong Google Workspace cho phép sử dụng địa chỉ email tùy chỉnh @tendomain doanh nghiệp, kết hợp giao diện thân thiện và bộ lọc spam mạnh mẽ của Gmail. Email doanh nghiệp trên mọi gói đều được bảo vệ bởi công nghệ chống thư rác và phần mềm độc hại hàng đầu của Google.

• Tích hợp chat và lịch: Gmail tích hợp liền mạch với Google Chat và Lịch Google. Người dùng có thể lên lịch sự kiện hoặc tham gia cuộc họp Google Meet trực tiếp từ hộp thư, cũng như trao đổi qua chat ngay bên cạnh email – giúp phản hồi nhanh và phối hợp công việc hiệu quả.

• Soạn email thông minh và đa gửi: Gmail hỗ trợ Smart Compose gợi ý hoàn thành câu và Smart Reply trả lời nhanh theo ngữ cảnh, giúp soạn thảo email nhanh chóng. Đặc biệt, với sự tích hợp AI Gemini, tính năng “Help me write” cho phép soạn email tự động theo yêu cầu người dùng (có trên gói Standard trở lên). Ngoài ra, người dùng gói Standard trở lên có thể sử dụng chế độ đa gửi (Multi-send) và Mail Merge để gửi email hàng loạt với nội dung được cá nhân hóa từ biểu mẫu có sẵn.

• Tính năng email nâng cao: Gmail doanh nghiệp hỗ trợ thu hồi email đã gửi, lên lịch gửi email và email bí mật (Confidential Mode) trên mọi gói, giúp bảo vệ nội dung nhạy cảm (email bí mật cho phép đặt mật mã SMS hoặc hẹn giờ hết hạn). Đối với doanh nghiệp yêu cầu bảo mật cao, Gmail trên gói Enterprise hỗ trợ mã hóa S/MIME để gửi email được mã hóa đầu-cuối và ký số. Quản trị viên Enterprise cũng có thể thiết lập chính sách Data Loss Prevention (DLP) cho Gmail (lọc và chặn gửi thông tin nhạy cảm như số thẻ tín dụng…)

Google Calendar (Lịch trực tuyến)

• Lịch làm việc và lịch nhóm: Google Calendar cho phép tạo nhiều lịch, chia sẻ lịch với đồng nghiệp và xem lịch rảnh/bận của nhóm để lên lịch họp thuận tiện. Người dùng có thể đặt sự kiện một lần hoặc lặp lại, thêm vị trí, đính kèm tài liệu và mời người tham dự qua email.

• Đặt lịch thông minh: Lịch Google tự động đề xuất thời gian họp phù hợp dựa trên thời gian rảnh của tất cả mọi người. Tính năng “Appointment Scheduling” (trang đặt lịch hẹn) cho phép tạo trang lịch để khách hàng hay đối tác tự đặt lịch gặp bạn trong các khung giờ trống – khả dụng từ gói Business Standard trở lên. Ngoài ra, Calendar hiển thị giờ làm việc và địa điểm làm việc (văn phòng hay làm từ xa) của mỗi người, giúp nhóm phối hợp dễ dàng hơn.

• Tích hợp hội họp và thông báo: Mỗi sự kiện có thể thêm liên kết Google Meet để họp trực tuyến chỉ bằng một nút bấm. Calendar cũng tích hợp với Gmail – thư mời và thông báo sự kiện được gửi qua email tự động. Người dùng nhận được thông báo (trên máy tính và di động) khi sắp đến giờ họp, và có thể xem nhanh lịch trình trong ngày qua tiện ích Calendar.

• Quản lý tài nguyên và phòng họp: Quản trị viên có thể thêm phòng họp hoặc thiết bị (xe, máy chiếu…) vào danh bạ tài nguyên. Người tạo sự kiện dễ dàng đặt phòng hoặc thiết bị kèm theo sự kiện nếu còn trống. Việc này giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả tài nguyên dùng chung.

• Khả dụng trên các gói: Calendar có trong tất cả các gói Google Workspace. Mọi người dùng (kể cả Business Starter) đều có thể sử dụng các tính năng cốt lõi như tạo/sửa sự kiện, chia sẻ lịch và thêm Meet. Tuy nhiên, các tính năng nâng cao như Appointment Scheduling chỉ có trên Standard trở lên như đã nêu. Gói Enterprise còn hỗ trợ lịch liên kết đa miền và tích hợp sâu hơn với các hệ thống lên lịch của doanh nghiệp (VD: Đồng bộ hai chiều với Microsoft Exchange thông qua Calendar Interop).

Google Docs, Sheets, Slides (Bộ ứng dụng tài liệu trực tuyến)

• Soạn thảo và cộng tác thời gian thực: Google Docs (xử lý văn bản), Sheets (bảng tính) và Slides (trình bày) cho phép nhiều người cùng chỉnh sửa trực tuyến một lúc trên mọi gói. Mọi thay đổi đều được lưu tự động và hiển thị theo thời gian thực, kèm theo tên người chỉnh sửa. Tính năng nhận xét và gợi ý chỉnh sửa giúp thảo luận và phê duyệt nội dung dễ dàng trong tài liệu.

• Lưu lịch sử và kiểm soát phiên bản: Mỗi tài liệu đều lưu lịch sử phiên bản chi tiết, cho phép xem lại hoặc khôi phục nội dung ở từng mốc thời gian. Quản trị viên hoặc người chỉnh sửa có thể đặt tên mốc phiên bản quan trọng (ví dụ “Bản duyệt lần 1”) để tiện theo dõi.

• Tính năng văn bản thông minh: Docs có sẵn các công cụ hỗ trợ viết như kiểm tra chính tả và ngữ pháp, Smart Compose gợi ý khi nhập liệu, và giọng nói nhập văn bản (voice typing). Google Sheets hỗ trợ hàm công thức thông minh – khi nhập “=”, hệ thống gợi ý công thức phù hợp và tự động điền dữ liệu (smart fill). Google Slides tích hợp tìm kiếm hình ảnh và trang trí tự động, giúp thiết kế slide nhanh chóng.

• Tích hợp Gemini AI: Từ năm 2025, các tính năng AI tạo nội dung được đưa vào Docs/Sheets/Slides trên các gói Standard trở lên. Người dùng có thể dùng công cụ Gemini side panel trong Docs để yêu cầu AI sinh nội dung hoặc chỉnh sửa văn bản ngay bên cạnh trang soạn thảo. Chẳng hạn, “Help me write” hỗ trợ viết nhanh một đoạn văn bản dựa trên hướng dẫn của bạn. Trong Slides, tính năng “Help me create an image” cho phép nhập mô tả để AI tự động tạo hình minh họa phù hợp chèn vào slide. Sheets có “enhanced smart fill” dùng AI gợi ý công thức tính toán phức tạp. (Lưu ý: gói Business Starter không bao gồm các trợ lý AI nâng cao này, ngoài một số gợi ý đơn giản như smart compose).

• Chữ ký điện tử và biểu mẫu: Google Docs tích hợp tính năng yêu cầu chữ ký điện tử miễn phí trên các gói Business Standard trở lên. Người dùng có thể gửi tài liệu trực tiếp từ Docs để đối tác ký điện tử mà không cần phần mềm ngoài, phù hợp cho hợp đồng đơn giản. Ngoài ra, Google Forms (biểu mẫu trực tuyến) cũng đi kèm, cho phép tạo khảo sát và thu thập phản hồi dễ dàng (có trên mọi gói).

Google Drive (Lưu trữ đám mây)

• Lưu trữ dữ liệu an toàn: Google Drive cung cấp không gian lưu trữ tệp trên mây cho mỗi người dùng, với dung lượng 30 GB/người cho gói Starter, 2 TB/người cho Standard, 5 TB/người cho Plus, và 5 TB hoặc hơn (có thể nâng cấp) cho Enterprise. Dung lượng này được chia sẻ linh hoạt (pooled storage) giữa các người dùng trong cùng tổ chức, giúp tối ưu sử dụng dung lượng lưu trữ chung.

• Đồng bộ và truy cập mọi nơi: Ứng dụng Drive for Desktop cho phép đồng bộ tệp giữa máy tính và Google Drive, hỗ trợ truy cập tệp ngay cả khi ngoại tuyến. Người dùng có thể mở và chỉnh sửa tài liệu Google Docs/Sheets/Slides trực tiếp trong trình duyệt mà không cần phần mềm cài đặt. Trên di động, ứng dụng Drive giúp truy cập và chia sẻ tệp tức thì.

• Chia sẻ và kiểm soát truy cập: Drive cho phép chia sẻ tệp hoặc thư mục với người khác trong hoặc ngoài tổ chức, với các tùy chọn phân quyền xem, nhận xét, chỉnh sửa. Quản trị viên có thể bật tính năng đặt hạn chế chia sẻ (chỉ cho phép chia sẻ nội bộ, hoặc yêu cầu người ngoài chỉ được xem) để bảo vệ dữ liệu nhạy cảm. Mọi lần truy cập hoặc chỉnh sửa tệp đều được ghi nhận trong lịch sử hoạt động, giúp theo dõi ai đã làm gì.

• Tìm kiếm thông minh: Drive tích hợp Google Cloud Search cho phép tìm kiếm nhanh nội dung trong tài khoản (email, tài liệu, trang web nội bộ…). Trên gói Business Standard và Plus, người dùng có thể dùng thanh tìm kiếm của Cloud Search để tìm thông tin nội bộ trong Drive, Gmail và các ứng dụng Google. Gói Enterprise cung cấp khả năng Cloud Search nâng cao, có thể tìm kiếm trên nhiều nguồn dữ liệu doanh nghiệp và tích hợp tùy chỉnh.

• Drive dùng chung (Shared drives): Ngoài My Drive cá nhân, Google Workspace hỗ trợ Drive dùng chung cho đội nhóm. Business Standard và Plus từ trước đã có Drive dùng chung, và từ tháng 9/2024, gói Business Starter cũng được phép tạo Drive dùng chung cho nhóm. Drive dùng chung giúp các tệp thuộc về tập thể (công ty) thay vì cá nhân – thành viên nhóm đều thấy và truy cập được, và dữ liệu không mất đi khi thành viên rời khỏi nhóm. Lưu ý gói Starter có Drive dùng chung với một số hạn chế: quản trị viên Starter không có một số tùy chọn kiểm soát nâng cao (ví dụ: đặt chính sách quyền mặc định cho Drive dùng chung) như các gói cao hơn.

Google Meet (Họp và hội nghị trực tuyến)

• Họp video HD đa người: Google Meet hỗ trợ họp trực tuyến với chất lượng âm thanh, hình ảnh HD ổn định. Thời lượng họp tối đa 24 giờ cho mọi gói (không bị giới hạn 60 phút). Số lượng người tham gia tối đa tùy gói: 100 người đối với Starter, 150 người với Standard, 500 người với Plus và Enterprise. Gói Enterprise còn hỗ trợ phát trực tiếp trong miền cho tối đa 1000 người xem.

• Chia sẻ màn hình và tương tác: Meet cho phép chia sẻ toàn bộ màn hình hoặc một cửa sổ cụ thể, hỗ trợ trình bày nội dung, slide. Người tham gia có thể gửi tin nhắn chat trong cuộc họp, giơ tay phát biểu, và sử dụng phụ đề tự động (nhiều ngôn ngữ). Các tính năng tương tác như Thăm dò ý kiến (Polls), Hỏi & Đáp (Q&A) khả dụng trên gói Standard trở lên, giúp cuộc họp trở nên sôi nổi và thu thập phản hồi dễ dàng.

• Ghi lại và an toàn dữ liệu: Người dùng Standard, Plus, Enterprise có thể ghi hình cuộc họp và lưu bản ghi vào Google Drive. Bản ghi có thể được chia sẻ cho người vắng mặt xem lại. Tất cả cuộc họp Meet đều mã hóa dữ liệu trong quá trình truyền. Quản trị viên cũng có thể thiết lập mã PIN cho người tham dự bên ngoài và khóa phòng họp nếu cần.

• Nâng cao trải nghiệm bởi AI: Với tích hợp Gemini AI, Meet có các tính năng thông minh trên gói Standard+ như: Tự động tạo bản tóm tắt cuộc họp và ghi chú sau mỗi cuộc họp (giúp người dự tập trung nghe hơn là ghi chép), “Take notes for me” để AI tạo ghi chú chính ngay trong cuộc họp, và tự động tạo hình nền theo yêu cầu để làm sinh động video. Meet còn cung cấp bộ lọc âm thanh và hình ảnh Studio (lọc tiếng ồn, điều chỉnh ánh sáng, hình nền) nhờ AI trên gói Standard trở lên. Gói Plus/Enterprise có thêm tính năng ghi âm + tạo bản chép lời và bản tóm tắt tự động sau cuộc họp (có thể thiết lập ghi âm tự động tất cả cuộc họp).

• Điều hành và an ninh: Chủ phòng họp (host) có thể thêm đồng chủ trì (co-host) trên gói Standard+ để hỗ trợ quản lý người tham gia. Meet cung cấp các tùy chọn bảo mật: chỉ cho phép người trong miền tham dự, chấp nhận hoặc từ chối yêu cầu tham gia, tự động chặn người gây rối. Đối với thiết bị trong phòng họp (Meet hardware), quản trị viên có thể quản lý tập trung từ Admin console.

Google Chat (Nhắn tin và thảo luận nhóm)

• Nhắn tin 1-1 và nhóm nhỏ: Google Chat (trước đây là Hangouts) cho phép gửi tin nhắn trực tuyến tức thời giữa các cá nhân hoặc nhóm. Nhân viên trong công ty có thể chat trực tiếp 1-1 hoặc tạo nhóm chat nhiều người (chat nhóm nhanh không không gian cố định). Tin nhắn hỗ trợ đính kèm tệp từ Drive, chèn ảnh GIF, biểu tượng cảm xúc.

• Spaces (Phòng trò chuyện nhóm): Đối với thảo luận nhóm dài hạn, Chat cung cấp Spaces – không gian trò chuyện dành cho đội nhóm hoặc dự án. Mỗi Space có tên riêng, danh sách thành viên, luồng hội thoại dạng chủ đề (thread) giúp cuộc thảo luận có tổ chức hơn. Thành viên có thể trả lời một chủ đề cụ thể, gắn nhãn ai đó, gửi tệp, và xem lại lịch sử đầy đủ bất cứ lúc nào.

• Tích hợp tài liệu và tác vụ: Spaces tích hợp chặt chẽ với các ứng dụng khác của Workspace: có khu vực tệp để mọi người xem các tài liệu Drive đã chia sẻ trong Space, và danh sách nhiệm vụ (Tasks) dùng chung để giao việc. Các tài liệu Google Docs/Sheets/Slides có thể được soạn thảo ngay bên trong Space (hiển thị dưới dạng xem trước khi bấm vào) giúp cả nhóm cộng tác mà không rời khỏi khung chat.

• Tìm kiếm và lịch sử: Tất cả tin nhắn trong Google Chat (kể cả Spaces) đều được lưu trữ và có thể tìm kiếm sau này (trừ khi admin đặt chính sách xóa). Thanh tìm kiếm của Chat cho phép tìm tin theo từ khóa, người gửi hoặc trong Space cụ thể. Điều này rất hữu ích khi cần truy lại quyết định hoặc thông tin đã thảo luận.

• Chat thông minh bởi AI: Với gói Standard trở lên, người dùng Chat có thể tận dụng AI Gemini để tóm tắt nội dung chat của một Space dài (rất hữu ích khi bạn vắng mặt và muốn nắm bắt nhanh). Chat cũng hỗ trợ dịch tự động tin nhắn (ví dụ dịch Anh-Việt) trên Standard+. Bên cạnh đó, chatbot AI (Gemini conversational trong thanh bên) có thể được gọi để hỗ trợ trả lời câu hỏi ngay trong cuộc trò chuyện.

Bảo mật (DLP, mã hóa, passkeys, kiểm soát truy cập)

• Bảo vệ dữ liệu với DLP: Data Loss Prevention (DLP) cho phép quản trị viên thiết lập quy tắc để ngăn dữ liệu nhạy cảm rời khỏi tổ chức. Ví dụ: tự động chặn email chứa số thẻ tín dụng hoặc CMT gửi ra ngoài, hoặc cảnh báo khi tệp Drive chứa thông tin nhạy cảm được chia sẻ công khai. Tính năng DLP cho Gmail và Drive chỉ khả dụng trên các gói Enterprise, cung cấp sẵn nhiều bộ nhận diện (mẫu số thẻ, số IBAN, v.v.) để phát hiện.

• Mã hóa đầu-cuối cho email và tệp: Ngoài mã hóa mặc định khi dữ liệu “đang truyền hoặc lưu”, Google Workspace còn hỗ trợ mã hóa phía khách hàng (Client-side encryption – CSE). Với CSE, nội dung email và tài liệu được mã hóa bằng khóa do khách hàng quản lý, Google không thể giải mã. Tính năng này dành cho các tổ chức đòi hỏi bảo mật cao (ví dụ lĩnh vực y tế, tài chính) và hiện khả dụng cho một số phiên bản Enterprise cao cấp (Enterprise Plus). Song song, Gmail Enterprise hỗ trợ Hosted S/MIME (mã hóa theo tiêu chuẩn S/MIME) để gửi email dưới dạng đã mã hóa và ký số, tăng tính bảo mật và tính xác thực của thư.

• Đăng nhập không mật khẩu (Passkeys): Google Workspace cho phép người dùng đăng nhập tài khoản bằng passkey – phương thức xác thực không dùng mật khẩu, sử dụng tiêu chuẩn FIDO (vd: vân tay, nhận diện khuôn mặt hoặc PIN thiết bị). Tính năng này được Google kích hoạt dần từ 2023, và quản trị viên có thể cho phép người dùng dùng passkey để bỏ qua mật khẩu khi đăng nhập. Passkey mang lại bảo mật cao hơn (chống lừa đảo qua phishing) và thuận tiện hơn so với mật khẩu truyền thống. Tất cả các gói Workspace đều hỗ trợ passkey; quản trị viên có tùy chọn bật/tắt hoặc yêu cầu bắt buộc dùng passkey tùy chính sách công ty.

• Kiểm soát truy cập theo ngữ cảnh: Gói Enterprise cung cấp tính năng Context-Aware Access, cho phép đặt chính sách truy cập ứng dụng tùy theo bối cảnh như vị trí IP, loại thiết bị, tình trạng bảo mật thiết bị. Ví dụ: chỉ cho phép truy cập Admin console từ mạng nội bộ, hoặc cấm tải tệp Drive khi đăng nhập từ thiết bị cá nhân chưa quản lý. Điều này đảm bảo chỉ có đúng người, đúng thiết bị, đúng điều kiện mới được truy cập tài nguyên nhạy cảm.

• Quản lý thiết bị đầu cuối và khóa an toàn: Quản trị viên Workspace có công cụ Endpoint Management để quản lý các thiết bị di động và máy tính của nhân viên. Trên gói Enterprise, chế độ Advanced endpoint management cho phép buộc cài cấu hình quản lý thiết bị, xóa dữ liệu từ xa trên thiết bị mất, và yêu cầu các chính sách bảo mật mạnh (ví dụ: đặt mã khóa màn hình phức tạp trên điện thoại). Ngoài ra, Google Workspace tích hợp sẵn với khóa bảo mật vật lý (như Titan Security Key) và hỗ trợ xác thực hai bước (2FA) bằng ứng dụng Google Authenticator hoặc thông báo đẩy, giúp bảo vệ tài khoản người dùng tốt hơn.

Quản trị (Admin Console)

• Bảng điều khiển tập trung: Admin Console là nơi quản trị viên quản lý toàn bộ tài nguyên Workspace của doanh nghiệp. Tại đây, admin có thể thêm/xóa tài khoản người dùng, tạo nhóm email, phân quyền quản trị viên phụ, và cấu hình các dịch vụ (Gmail, Drive, v.v.). Giao diện web tập trung giúp ngay cả doanh nghiệp nhỏ (không có IT chuyên trách) cũng dễ dàng quản lý người dùng và cài đặt bảo mật.

• Quản lý người dùng và nhóm: Admin có thể thêm người dùng mới thủ công hoặc qua tải danh sách, quản lý thông tin hồ sơ, đặt lại mật khẩu, đình chỉ hoặc xóa tài khoản. Tính năng Nhóm cho phép tạo mailing list (danh sách email chung) và phân quyền truy cập tài nguyên theo nhóm (vd: chia sẻ Drive cho cả nhóm thay vì từng người).

• Chính sách và cài đặt cho ứng dụng: Quản trị viên cấu hình được rất nhiều chính sách cho các ứng dụng: ví dụ chặn chuyển tiếp email tự động bên ngoài trên Gmail, bật tắt ai được phép tạo Drive dùng chung, quản lý app bên thứ ba kết nối vào Drive, v.v. Mức độ tùy chỉnh chính sách tăng dần theo gói: Enterprise cung cấp đầy đủ tùy chọn nâng cao, trong khi Business Starter/Standard chỉ có các cài đặt cơ bản hơn.

• Báo cáo và nhật ký: Admin Console cung cấp mục Báo cáo với các bảng thống kê về hoạt động người dùng, mức sử dụng ứng dụng, bảo mật... Admin có thể xem báo cáo đăng nhập, số file được tạo, tình trạng bật xác minh 2 bước, v.v. Trên gói Enterprise, Audit Log & Investigation Tool cho phép truy vấn chi tiết sự kiện (như ai đã chia sẻ file X ra ngoài, ai xóa cuộc trò chuyện chat…) và thực hiện hành động đối với sự cố (ví dụ xóa quyền chia sẻ tệp trái phép). Ngoài ra Enterprise còn có Security Center – bảng điều khiển bảo mật tổng thể, hiển thị cảnh báo nguy cơ và gợi ý khắc phục, cùng tích hợp VirusTotal phân tích file nghi ngờ.

• Khả dụng theo gói: Tất cả các gói đều có Admin Console, nhưng một số chức năng nâng cao chỉ có ở Business Plus hoặc Enterprise. Ví dụ, Google Vault (eDiscovery) tích hợp thẳng trong Admin Console nhưng chỉ hiện nếu bạn có bản quyền Vault (có ở Plus/Enterprise). Tương tự, trung tâm bảo mật và công cụ điều tra chỉ có ở Enterprise. Các gói Business (Starter/Standard/Plus) giới hạn tối đa 300 người dùng, trong khi Enterprise không giới hạn số người dùng.

Công cụ AI (Google Gemini)

Google Workspace tích hợp AI Gemini để hỗ trợ mọi doanh nghiệp. Google Gemini là thế hệ AI tổng quát (generative AI) được Google tích hợp vào Workspace nhằm trợ lý người dùng trong sáng tạo và tăng hiệu suất công việc. Từ tháng 1/2025, Google đã bao gồm các tính năng AI tiên tiến trong mọi gói Business và Enterprise mà không cần trả thêm phí add-on. Dưới đây là những khả năng AI nổi bật trong Google Workspace (tùy thuộc gói dịch vụ):

• Trợ lý soạn thảo trong ứng dụng: Thanh bên “Gemini” xuất hiện trong Gmail, Docs, Sheets, Slides, Chat… cho phép người dùng tương tác với AI ngay trong ngữ cảnh làm việc. Bạn có thể yêu cầu trợ lý AI tóm tắt một chuỗi email dài, đề xuất dàn ý cho một tài liệu, tạo hình ảnh minh họa cho bài thuyết trình, hoặc phân tích một bảng dữ liệu trong Sheets. Chẳng hạn, với Docs: nhập yêu cầu “Hãy viết bản nháp giới thiệu sản phẩm mới dài ~200 từ”, Gemini sẽ tạo nội dung đề xuất ngay trong tài liệu; với Slides: mô tả ý tưởng và dùng lệnh “Help me visualize”, AI sẽ tạo hình ảnh hoặc nền slide phù hợp.

• Ứng dụng Gemini độc lập: Google cung cấp ứng dụng Gemini app (tương tự như một chatbot AI đa năng) mà người dùng có thể truy cập trên web hoặc di động. Gemini app cho phép bạn trò chuyện với AI nâng cao (Gemini Advanced) để phục vụ nhiều mục đích: tìm ý tưởng, lên kế hoạch, học hỏi kiến thức mới, thậm chí hỗ trợ lập trình và phân tích dữ liệu phức tạp. Điều đặc biệt, Gemini app có thể truy xuất thông tin một cách an toàn từ dữ liệu Workspace của bạn (email, tài liệu, lịch) để trả lời, nhưng chỉ trong phạm vi dữ liệu mà bạn có quyền truy cập. Bạn cũng có thể tạo “Gems” – tập hợp các trợ lý AI chuyên biệt (như một Gem chuyên phân tích code, một Gem chuyên tóm tắt báo cáo…) để hỗ trợ theo nhu cầu riêng.

• NotebookLM – trợ lý nghiên cứu AI: NotebookLM (trước đây tên là “Project Tailwind”) được tích hợp như một phần của Workspace AI. Đây là trợ lý nghiên cứu sử dụng AI cho phép bạn nạp các tài liệu của riêng mình (PDF, Docs, trang web) vào một “quyển sổ AI” và đặt câu hỏi để AI trả lời dựa trên nội dung đó. NotebookLM giúp tóm tắt những tài liệu dài, rút ra ý chính, thậm chí tạo Audio Overviews (tóm tắt bằng giọng nói như podcast) để bạn nghe thay vì đọc. Phiên bản NotebookLM Plus trong Workspace bổ sung tính năng chia sẻ notebook, phân quyền cộng tác và thống kê sử dụng nội dung AI cho quản trị viên.

• Sức mạnh Gemini theo gói: Với quyết định tích hợp AI miễn phí, Google đã tăng nhẹ giá một số gói (~2 USD/user) nhưng mang lại nhiều tính năng AI giá trị. Hiện tại, Business Standard, Plus và Enterprise đều bao gồm đầy đủ các tính năng Gemini nêu trên. Gói Business Starter có được một số tính năng AI cơ bản (như “Help me write” ở Gmail) nhưng không có hầu hết trợ lý nâng cao trong Docs/Sheets/Slides. Ví dụ, Starter không có tính năng tạo hình ảnh hay tóm tắt tài liệu bằng AI. Người dùng Enterprise có lợi thế được tiếp cận các model AI mạnh hơn với hạn mức cao hơn – ví dụ, ngữ cảnh đầu vào (context window) của Gemini lớn nhất trên Enterprise (lên đến 1 triệu token) để xử lý các tài liệu rất dài, và hạn mức tạo hình ảnh/video cũng cao hơn nhiều so với Business. (Google tiếp tục cập nhật khả năng AI thường xuyên; các tính năng mới như Canvas – không gian soạn thảo cộng tác trong Gemini app – cũng đang được triển khai rộng rãi.)

Cộng tác nhóm (Spaces và Drive dùng chung)

• Spaces – Phòng trò chuyện dự án: Spaces trong Google Chat là nơi dành cho trao đổi nhóm theo chủ đề dài hạn. Mỗi Space hoạt động như một diễn đàn thu nhỏ: mọi thành viên đều xem được toàn bộ lịch sử thảo luận, có thể trả lời theo chủ đề riêng (thread) để tránh loãng nội dung. Spaces lý tưởng cho làm việc dự án hoặc phòng ban – nơi thông tin cần lưu trữ và dễ tìm kiếm lại. Nhờ tích hợp Google Tài liệu, mọi file hoặc ghi chú được chia sẻ trong Space đều tập trung ở tab Files và Tasks của Space đó, giúp nhóm quản lý tài liệu và công việc liên quan một cách trật tự.

• Drive dùng chung – Ổ đĩa đội nhóm: Shared drives (Drive dùng chung) là không gian lưu trữ dữ liệu dùng chung cho cả nhóm hoặc cả công ty. Không như My Drive (thuộc về cá nhân), tệp trong Drive dùng chung thuộc sở hữu tập thể: nếu người tạo rời công ty, tệp vẫn còn cho người khác truy cập. Quản trị viên có thể tạo drive dùng chung cho từng phòng ban (VD: “Tài liệu Phòng Nhân Sự”) và quản lý thành viên cũng như quyền hạn (xem, sửa, quản trị) dễ dàng. Drive dùng chung cũng cho phép chia sẻ với người ngoài nếu cần hợp tác với đối tác, tuy nhiên admin có thể bật tắt tính năng này. Từ cuối 2024, tất cả các gói Business/Enterprise đều hỗ trợ Drive dùng chung, tuy nhiên gói Starter hạn chế vài tính năng quản trị drive như đã nêu.

• Nhận xét và gợi ý trong tài liệu: Tinh thần cộng tác của Workspace thể hiện ở việc bình luận ngay trong file. Dù là tài liệu trong Drive dùng chung hay file đính kèm trong Space, mọi thành viên liên quan đều có thể thêm nhận xét, gợi ý chỉnh sửa, và gắn thẻ (@) đồng nghiệp để thảo luận ngay cạnh nội dung tài liệu. Các nhận xét này gửi thông báo đến email và có thể được đánh dấu “đã giải quyết” khi xong, tạo nên quy trình phản hồi – chỉnh sửa – duyệt tài liệu mượt mà.

• Trạng thái hoạt động và thông báo: Workspace hiển thị trạng thái online của đồng nghiệp trong Chat/Space, cho phép biết ai sẵn sàng trao đổi. Tích hợp thông báo trên tất cả thiết bị (điện thoại, máy tính) đảm bảo không bỏ sót tin nhắn quan trọng hay cập nhật tài liệu. Với những người ở múi giờ khác hoặc đang bận, Workspace có chế độ “Không làm phiền” và thời gian làm việc để tránh làm phiền ngoài giờ, đồng thời gợi ý thời điểm phù hợp cho hoạt động nhóm.

eDiscovery và lưu trữ (Google Vault)

• Lưu trữ dữ liệu phục vụ eDiscovery: Google Vault là công cụ cho phép doanh nghiệp lưu trữ, tìm kiếm và xuất dữ liệu phục vụ các nhu cầu về pháp lý và tuân thủ (eDiscovery). Quản trị viên có thể thiết lập chính sách lưu giữ (Retention) cho email, chat, file Drive – ví dụ giữ lại tất cả email trong 7 năm ngay cả khi người dùng đã xóa – nhằm đáp ứng quy định hoặc đề phòng tranh chấp pháp lý. Vault cũng hỗ trợ legal hold: khi công ty nhận yêu cầu pháp lý, admin có thể đặt tài khoản người dùng vào trạng thái hold để đảm bảo không bị xóa bất kỳ dữ liệu nào của người đó trong thời gian điều tra.

• Tìm kiếm và xuất dữ liệu: Giao diện Vault cho phép tìm kiếm qua email (bao gồm cả Gmail và nội dung tệp đính kèm), tin nhắn chat (Google Chat lưu trong lịch sử), file trên Drive, nội dung trong Meet (như bản ghi cuộc họp) – tùy theo phạm vi dịch vụ Workspace. Kết quả tìm kiếm có thể xem trước và xuất (export) ra để cung cấp cho cơ quan pháp lý hoặc lưu trữ ngoại tuyến. Dữ liệu xuất bao gồm siêu dữ liệu và đảm bảo tính toàn vẹn (có thể đi kèm tệp nhật ký).

• Kiểm soát truy cập Vault: Chỉ những quản trị viên hoặc nhân viên được phân quyền eDiscovery mới truy cập được Vault. Mọi hoạt động trong Vault (tìm kiếm, xuất dữ liệu) đều được ghi lại trong nhật ký kiểm tra để đảm bảo tính minh bạch. Vault tuân thủ nhiều tiêu chuẩn bảo mật và quy định (như GDPR về quyền được lãng quên – admin có thể xóa dữ liệu lưu giữ khi hết hạn hoặc khi không còn nghĩa vụ pháp lý).

• Khả dụng theo gói: Google Vault được tích hợp miễn phí trong gói Business Plus và các gói Enterprise. Các gói thấp hơn (Starter, Standard) không có Vault, nghĩa là nếu người dùng xóa dữ liệu thì sau thời gian ngắn sẽ biến mất vĩnh viễn, công ty không thể trích xuất phục vụ pháp lý. Với tổ chức có yêu cầu tuân thủ, nên dùng ít nhất gói Plus để có Vault. (Lưu ý: Vault không phải là bản sao lưu – nó chỉ lưu dữ liệu theo chính sách đặt ra, không phục hồi dữ liệu đã xóa nếu không có retention/hold phù hợp).

Tích hợp hệ thống (API, AppSheet, Workspace Studio)

• API và Apps Script: Google Workspace cung cấp API cho hầu hết dịch vụ (Gmail, Calendar, Drive, Admin SDK…) giúp lập trình viên tích hợp hệ thống của doanh nghiệp với Workspace. Ví dụ, API Gmail cho phép gửi email tự động từ ứng dụng CRM, API Calendar để đồng bộ lịch họp với hệ thống đặt phòng của công ty. Bên cạnh đó, Google Apps Script – môi trường script trên nền tảng cloud của Google – cho phép tạo các tiện ích tùy chỉnh và tự động hóa công việc ngay trong Workspace. Apps Script có thể được dùng để tạo add-on cho Gmail/Docs hoặc thao tác dữ liệu trên Sheets, với cú pháp JavaScript đơn giản.

• AppSheet – ứng dụng không cần code: AppSheet là nền tảng do Google cung cấp kèm Workspace (phiên bản AppSheet Core miễn phí trong các gói Business/Enterprise) để người dùng tự tạo ứng dụng mà không cần lập trình. Từ Google Sheets hoặc Data nguồn, người dùng có thể xây dựng ứng dụng di động/web phục vụ quy trình nội bộ (ví dụ app quản lý tồn kho, app nhập liệu khảo sát hiện trường). AppSheet tích hợp sẵn với Google Drive, Google Forms và nhiều nguồn dữ liệu khác, đồng thời hỗ trợ cài đặt workflow (gửi email thông báo, ghi log) khi dữ liệu thay đổi. Đặc biệt, AppSheet nay cũng được tăng cường bởi AI: tính năng “Gemini in AppSheet” giúp mô tả ứng dụng bằng ngôn ngữ tự nhiên để AI tự tạo khung ứng dụng, cùng khả năng thêm bước tự động nhận diện hình ảnh và trích xuất thông tin bằng AI trong quy trình AppSheet.

• Google Workspace Marketplace: Marketplace là chợ ứng dụng bên thứ ba dành cho Workspace, nơi doanh nghiệp có thể tìm thấy và cài đặt các ứng dụng bổ trợ sẵn có (như Zoom cho Gmail, Trello cho Drive, hoặc các add-on tạo biểu đồ nâng cao cho Google Sheets). Quản trị viên có thể quản lý ứng dụng nào được phép cài, hoặc triển khai hàng loạt một add-on cho toàn tổ chức. Marketplace giúp mở rộng chức năng của Workspace mà không cần phát triển từ đầu.

• Workspace Studio (AI Agents): Ra mắt cuối 2025, Google Workspace Studio là môi trường mới để tạo và quản lý tác vụ tự động hóa bằng đặc vụ AI (AI agents). Thay vì phải code quy trình phức tạp, người dùng (kể cả phi kỹ thuật) có thể vào Studio, chọn mẫu kịch bản hoặc mô tả bằng ngôn ngữ tự nhiên việc cần tự động hóa – ví dụ: “Khi có email chứa câu hỏi cho tôi, hãy đánh dấu sao email đó và gửi tin nhắn nhắc tôi trên Chat” – sau đó AI Gemini sẽ thiết lập giúp một “đặc vụ” tự động thực thi nhiệm vụ đó. Workspace Studio cho phép kết nối những bước hành động liên hoàn, tích hợp sâu với các ứng dụng Workspace (Gmail, Drive, Chat…) và cả ứng dụng bên ngoài (qua các bước tích hợp sẵn hoặc Apps Script tùy chỉnh khi cần). Điều này mở ra khả năng tự động hóa quy trình làm việc phức tạp trong doanh nghiệp nhanh chóng – ví dụ đặc vụ AI có thể tự động đọc email đến, phân tích cảm xúc khiếu nại của khách hàng, tạo tác vụ follow-up trong Asana và thông báo nhóm phụ trách.

Dịch vụ nâng cao khác (Cloud Search, Google Vids, v.v.)

• Google Cloud Search: Là công cụ tìm kiếm hợp nhất dành cho doanh nghiệp, Cloud Search cho phép nhân viên tìm thông tin trong toàn bộ hệ sinh thái Workspace của mình – từ email, tài liệu Drive, trang web nội bộ đến danh bạ – chỉ bằng một thanh tìm kiếm. Trên gói Standard/Plus, Cloud Search hoạt động chủ yếu trong phạm vi dữ liệu Google Workspace của doanh nghiệp. Các gói Enterprise có thể mở rộng Cloud Search để tích hợp thêm dữ liệu từ các nguồn bên ngoài thông qua connector (như cơ sở dữ liệu nội bộ, hệ quản trị tài liệu khác) nhằm biến Cloud Search thành cổng tìm kiếm thống nhất cho mọi thông tin trong tổ chức. Kết quả tìm kiếm tuân theo phân quyền: người dùng chỉ thấy nội dung mà họ được phép truy cập.

• Google Vids – tạo video bằng AI: Google Vids là ứng dụng tạo và biên tập video tích hợp AI trong Google Workspace, ra mắt năm 2024. Vids cung cấp giao diện trực quan để dựng video nhanh chóng mà không đòi hỏi kỹ năng chuyên môn. Người dùng có thể quay video (webcam hoặc chia sẻ màn hình) với công cụ Recording Studio, dùng teleprompter (chạy chữ gợi ý) để hỗ trợ nói trôi chảy. Đặc biệt, tích hợp Gemini trong Vids cho phép tạo kịch bản video tự động: chỉ cần nhập một đoạn prompt mô tả hoặc chọn sẵn một tài liệu (VD: một Google Docs chứa nội dung cần trình bày), AI sẽ sinh ra dàn ý video gồm các cảnh, đề xuất hình ảnh minh họa và nhạc nền phù hợp. Vids cũng cung cấp hàng loạt mẫu template đẹp mắt để bạn áp dụng ngay, từ video onboarding nhân viên mới đến video giới thiệu sản phẩm.

• Tính năng video generative: Google Vids tích hợp mô hình Veo 3 (AI tạo video của Google DeepMind) cho phép tạo các đoạn video ngắn (~8 giây) từ văn bản hoặc hình ảnh. Bạn có thể nhập mô tả, chọn phong cách, và Veo sẽ tạo ra một clip minh họa sống động (ví dụ mô tả cảnh rừng thì video tạo ra sẽ có chuyển động cây cối, âm thanh thiên nhiên). Vids còn hỗ trợ tạo video avatar AI: bạn chỉ cần nhập kịch bản lời thoại, chọn mẫu nhân vật AI, hệ thống sẽ tạo đoạn video nhân vật đó đọc lời thoại một cách tự nhiên. Ngoài ra, tính năng Animate images giúp biến một ảnh tĩnh thành video có chuyển động và âm thanh – hữu ích để làm sinh động hình sản phẩm hoặc nội dung marketing.

• Thư viện nội dung và cộng tác: Google Vids đi kèm thư viện hàng triệu hình ảnh, video, nhạc không bản quyền để chèn vào video dễ dàng. Bạn cũng có thể kéo thả trực tiếp nội dung của mình từ Google Drive hoặc Google Photos vào video. Các hiệu ứng chuyển cảnh, hoạt hình, theo dõi đối tượng có sẵn giúp video trở nên chuyên nghiệp hơn. Việc cộng tác cũng đơn giản: bạn có thể mời đồng nghiệp chỉnh sửa chung video trong Vids, giống như trên Google Docs. Google Vids hiện được cung cấp cho tất cả người dùng Workspace trong thời gian khuyến mãi đến ít nhất 31/5/2026 với đầy đủ tính năng AI mà không thu phí thêm.

Cuối cùng, dưới đây là bảng so sánh tóm tắt một số tính năng chính theo từng gói Google Workspace Business:

(Chú thích: ????: Ghi âm cuộc họp; ????️: Điểm danh và báo cáo cuộc họp; ????: Live stream nội bộ. Giá mang tính tham khảo quốc tế năm 2025, chưa bao gồm khuyến mãi.)