Google Workspace là gì? Mọi điều bạn cần biết về Google Workspace cho doanh nghiệp của bạn

Ngày đăng: 26 Tháng 12, 2023 Lượt xem: 10.187

Hãy đối mặt với sự thật: Làm việc từ xa hay thuật ngữ chuyển đổi số không còn là điều xa lạ nữa - đó là điều cần thiết! Trong thời gian đại dịch Covis 19 chúng ta đã bị cách li, không được làm việc trực tiếp, nhưng may mắn thay, chúng tôi đã có các công cụ như Zoom, Microsoft Team, Google Meet để giúp chúng ta thích ứng với công việc từ xa. Trong bài viết này, chúng ta sẽ xem xét kỹ hơn bộ công cụ cộng tác được cho là dễ tiếp cận nhất hiện nay — Google Workspace. 

  • Google Workspace là gì và nó khác với G Suite như thế nào?
  • Chi phí là bao nhiêu cho các loại người dùng khác nhau (ví dụ: cá nhân hoặc doanh nghiệp)
  • Các tính năng cốt lõi là gì, cùng với các tính năng mới.

Vì vậy, nếu bạn không chắc chắn liệu Google Workspace có phù hợp với nhu cầu của mình hay không thì đừng tìm đâu xa. Chúng tôi sẽ chia nhỏ mọi thứ bạn cần biết!

Sự phát triển của Google Workspace

Trước hết, bạn có thể thắc mắc Google Workspace là sản phẩm gì của Google. Google Workspace có mối liên hệ như thế nào với Gmail, Driver và G Suite? Nó giống hay khác nhau?

Câu trả lời ngắn gọn cho câu hỏi đó là Google Workspace là phiên bản G Suite mới nhất. Đó là nền tảng bao gồm tất cả các ứng dụng mà bạn có thể biết và yêu thích hiện nay — Gmail, Google Documents, Google Calendar, v.v.

Tuy nhiên, nếu bạn tò mò muốn biết Google Workspace ra đời như thế nào thì sau đây là tóm tắt quá trình phát triển của nó:

  • 2006 : Google lần đầu tiên ra mắt “Google Apps”, bao gồm Gmail và Lịch Google cùng với các ứng dụng đầu tiên khác.
  • 2016 : Google đổi tên nền tảng thành G Suite và giới thiệu dòng công cụ toàn diện hơn bao gồm Google Meet, Google Drive và Hangouts. Đây là một bước tiến lớn hướng tới việc giúp các nhóm phân tán làm việc từ xa.
  • 2020 : G Suite trở thành Google Workspace để phù hợp hơn với nhu cầu của không gian làm việc đang thay đổi nhanh chóng.

Google Workspace là gì?

Google Workspace là tập hợp các công cụ dựa trên đám mây được thiết kế để giúp các cá nhân và tổ chức tăng năng suất và cộng tác dễ dàng hơn. Nó bao gồm các ứng dụng và dịch vụ sau:

  • Gmail — email
  • Google Sheets - bảng tính
  • Google Docs - trình xử lý văn bản trực tuyến
  • Google Chat — nền tảng nhắn tin
  • Google Forms— khảo sát trực tuyến
  • Google Currents — bảng thông báo ảo để liên lạc trong nhóm
  • Google Calnedar — lịch ảo
  • Google Keep - ghi chú
  • Google Drive — lưu trữ đám mây
  • Google Sites — người xây dựng trang web
  • Google Meet — phần mềm hội nghị truyền hình
  • Google Slides — bản trình bày

Một trong những điều chúng tôi yêu thích nhất về Google Workspace là nó cực kỳ dễ tiếp cận. Mặc dù lần đầu tiên nó được giới thiệu cho các tổ chức (doanh nghiệp lớn và nhỏ, tổ chức phi lợi nhuận và tổ chức giáo dục), nhưng gần đây nó đã có sẵn cho mục đích sử dụng cá nhân. Hơn nữa, giờ đây người dùng có thể truy cập Google Workspace trên thiết bị di động và máy tính để bàn. Tất cả bạn cần là một kết nối internet.

Các điểm Google Workspace tốt hơn G Suite

Với sự xuất hiện của Google Workspace, một trong những mục tiêu của Google là cung cấp trải nghiệm người dùng phù hợp cho tất cả thành viên trong nhóm — với tính năng hỗ trợ khách hàng và bảo mật nâng cao. Mục tiêu là thực sự mang tất cả các công cụ cần thiết để tăng năng suất và cộng tác dưới một mái nhà, chuyển từ rời rạc sang hợp nhất, từ đó hợp lý hóa công việc cho người dùng của họ. Dưới đây là ba trong số những điểm cải tiến chính giúp Google Workspace trở thành một nền tảng mạnh mẽ hơn so với phiên bản tiền nhiệm G ​​Suite.

Một nơi làm việc thống nhất cho tất cả mọi người

Google Workspace hoạt động như một giải pháp tất cả trong một dành cho các cá nhân và nhóm muốn sáng tạo, cộng tác, lập kế hoạch và thực thi. Và như bất kỳ ai cũng sẽ nói với bạn, gần như mọi mục tiêu cấp cao đều liên quan đến nhiều bộ phận chuyển động - một thách thức càng trở nên trầm trọng hơn do sự xuất hiện của công việc từ xa và phân tán. 

Google Workspace giúp mọi người quản lý công việc của mình dễ dàng hơn bằng cách tập trung tất cả các công cụ họ yêu thích, từ Google Tài liệu để tạo nội dung bằng văn bản cho đến Lịch Google để quản lý lịch biểu.

Quyền truy cập của khách cũng giúp người dùng giao tiếp với các đối tác và khách hàng bên ngoài dễ dàng hơn — một điểm cộng rất lớn để xây dựng và duy trì các mối quan hệ bền chặt.

Các tính năng cập nhật của Google Workspace Tools 

Google Workspace không chỉ là một bộ công cụ. Google rất thông minh khi xác định rằng bảo mật dữ liệu là một yếu tố quan trọng vì mọi người sử dụng nó để cộng tác chuyên nghiệp. 

Các biện pháp an ninh nâng cao

Google Workspace đáng tin cậy nhờ các tính năng bảo mật thông minh. 

Dưới đây là những gì nó thực hiện để giữ an toàn cho cuộc trò chuyện và dữ liệu của bạn:

  • Google Chat có một công cụ điều tra để đảm bảo chỉ thành viên trong nhóm mới có thể đăng nhập. 
  • Google Meet có các công cụ phát hiện tự động và độc đáo giúp phát hiện những người tham gia không xác định và có khả năng lừa đảo trong cuộc họp. Điều này giúp giữ cho cuộc thảo luận được an toàn và tránh rò rỉ thông tin quan trọng. 
  • Nó cũng có tính năng tự động nhận dạng các lớp học spam. 
  • Gmail bao gồm thông tin chi tiết về biện pháp bảo vệ để giúp bạn xác định và tránh thư rác - Gmail chặn 99,9% các cuộc tấn công. 
  • Họ cũng đã cung cấp xác minh 2 bước để kiểm soát chặt chẽ quá trình đăng nhập. 
  • Quản trị viên được phép tạo quy tắc nhóm. Có một trang quy tắc trong bảng điều khiển Google Workspace hiển thị các quy tắc của Google về việc tạo, khám phá và quản lý. 

Cùng với các biện pháp bảo mật nâng cao, công ty đã bổ sung thêm những lợi ích sau cho Google Workspace: 

Hỗ trợ khách hàng

Không giống như các ứng dụng miễn phí dành cho người tiêu dùng của Google, Google Workspace có dịch vụ hỗ trợ khách hàng 24/7 qua điện thoại và email. Có ba dịch vụ Hỗ trợ có sẵn: Tiêu chuẩn, Nâng cao và Cao cấp. Hầu hết các gói đều tự động đi kèm với Hỗ trợ tiêu chuẩn, nhưng tùy thuộc vào gói của bạn, bạn có thể nâng cấp lên Nâng cao hoặc Cao cấp với một khoản phí bổ sung. Hỗ trợ nâng cao bao gồm thời gian phản hồi nhanh hơn (trợ giúp nhanh hơn), kiến ​​thức nâng cao về sản phẩm và hỗ trợ kỹ thuật của bên thứ ba. Hỗ trợ đặc biệt bao gồm phản hồi trong 15 phút (đối với trường hợp P1 ), cố vấn công nghệ được chỉ định và đánh giá hoạt động hàng quý.

Bộ nhớ đám mây của Google

Google Workspace là sản phẩm SaaS dựa trên đám mây. Dịch: Bạn không phải mua, tải xuống và cài đặt phần mềm. Tất cả những gì bạn cần là thông tin đăng nhập và trình duyệt được Workspace hỗ trợ. Tại thời điểm viết bài này, Google Workspace hoạt động tốt nhất trên Google Chrome, Firefox, Safari và Microsoft Edge.

Gmail không có quảng cáo

Hộp thư đến Gmail thường chứa đầy cả email và quảng cáo. Tuy nhiên, Gmail trong Workspace không có quảng cáo. 

Bộ nhớ bổ sung với Google Drive

Google Drive trong Google Workspace cung cấp thêm bộ nhớ cho người dùng. Bạn cũng có thể mua thêm không gian. 

Dễ dàng đề cập bằng cách sử dụng '@'

Giao tiếp thậm chí còn trở nên tốt hơn vì người dùng có thể dễ dàng nhắc đến bất kỳ ai bằng cách nhập tên của người đó sau biểu tượng '@'. Người được đề cập sẽ nhận được thông báo qua email ngay lập tức. 

Sử dụng Google Meet mà không cần plugin 

Người dùng được phép tham dự các cuộc họp trực tiếp bằng ứng dụng Google Meet mà không cần phải cài đặt bất kỳ plugin nào.

Ngoài ra, Meet hiện có sẵn trên nhiều thiết bị. 

Tùy chọn xem trước đơn giản hơn

Tính năng này là một công cụ tiết kiệm thời gian tuyệt vời. Bạn có thể nhanh chóng xem trước các liên kết trong Tài liệu, Trang tính và Trang trình bày trong một cửa sổ nhỏ sau khi di chuột qua chúng mà không cần phải mở chúng trong tab mới. 

Dễ dàng tạo và cộng tác trên các tài liệu

Bạn có thể dễ dàng cộng tác với nhóm của mình trên Chat và cùng nhau làm việc trên một dự án. 

Khi biết tất cả các tính năng tuyệt vời mà Google Workspace cung cấp, bạn có thể muốn biết liệu tính năng này có miễn phí sử dụng hay không. Và nếu không, kế hoạch giá là gì? Hãy đi sâu vào.

Tại sao phải trả tiền cho Google Workspace?

Bạn không cần phải là người dùng Google Workspace mới có thể tận hưởng các ứng dụng cốt lõi của Google. Gmail, Tài liệu, Lịch, Trang tính, v.v. Tất cả đều miễn phí và có sẵn mà không cần phải tham gia nền tảng Google Workspace. 

Vậy tại sao nên tham gia Workspace? Workspace cung cấp nhiều chức năng hơn và trải nghiệm tích hợp hơn. Đặc biệt nếu bạn đang làm việc theo nhóm, Google Workspace mang lại trải nghiệm tốt hơn về mặt cộng tác và quản lý công việc.

Phù hợp với đại diện của họ với tư cách là một thương hiệu công nghệ dễ tiếp cận, vào tháng 6 năm 2021, Google đã thông báo rằng Google Workspace sẽ được cung cấp cho tất cả mọi người — không chỉ các doanh nghiệp. Nhưng giống như bất kỳ phiên bản miễn phí nào, nó có những hạn chế. 

Nếu bạn là cá nhân hoặc nhóm cần email tùy chỉnh ( không kết thúc bằng @gmail.com), nhiều bộ nhớ đám mây hơn, hội nghị video với nhiều người tham gia và nói chung, nhiều tính năng hơn giúp đơn giản hóa công việc của bạn, Google sẽ cung cấp các phiên bản trả phí của Google Không gian làm việc. 

Google Workspace có giá bao nhiêu?

Hãy cùng tìm hiểu các cấp độ trả phí của Google Workspace trông như thế nào. Đây là giá của chúng và những gì chúng bao gồm:

  1. Business Starter
  2. Business Standard
  3. Business Plus
  4. Enterprise

Business Starter có giá $6 cho mỗi người dùng hàng tháng. Gói Google Workspace Business Starter là một lựa chọn phù hợp cho các doanh nghiệp nhỏ hoặc các nhóm vẫn đang phát triển. Nếu bạn đang phân vân không biết liệu Google Workspace có phù hợp với nhu cầu của mình hay không thì bạn có thể muốn bắt đầu với Business Starter. Ngoài ra, mọi gói đều đi kèm bản dùng thử miễn phí 14 ngày. Điểm nổi bật của phiên bản này bao gồm:

  • Bảo mật email với miền tùy chỉnh
  • 100 người tham gia Google Meet
  • Dung lượng lưu trữ 30 GB
  • Bảo mật tiêu chuẩn và hỗ trợ khách hàng 

Business Standard có giá 12 USD mỗi người dùng hàng tháng và bao gồm mọi thứ từ Business Starter, cùng nhiều tính năng khác. Business Standard lý tưởng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ có đội ngũ lớn. Những điểm nổi bật của gói Google Workspace này bao gồm:

  • Bảo mật email với miền tùy chỉnh
  • 150 người tham gia Google Meet 
  • Dung lượng lưu trữ 2 TB
  • Bảo mật tiêu chuẩn và hỗ trợ khách hàng (với tùy chọn Hỗ trợ nâng cao trả phí)

Business Plus có giá 18 USD/người dùng hàng tháng. Điểm nổi bật bao gồm:

  • Bảo mật email với miền tùy chỉnh
  • 250 người tham gia Google Meet (với các tính năng bổ sung như ghi âm và theo dõi điểm danh) 
  • Tùy chọn khám phá điện tử và lưu giữ (sẽ nói thêm về điều này sau) 
  • Dung lượng lưu trữ 5 TB (gấp gần 5 lần dung lượng bạn nhận được với Business Starter)
  • Kiểm soát quản lý và bảo mật nâng cao với các tùy chọn như vault & quản lý điểm cuối nâng cao 
  • Bảo mật tiêu chuẩn và hỗ trợ khách hàng (với tùy chọn Hỗ trợ nâng cao trả phí) 

Enterprise lý tưởng cho các doanh nghiệp lớn hơn cần các tính năng bảo mật nâng cao hơn. Bạn có thể liên hệ với nhóm bán hàng của Google để nhận báo giá tùy chỉnh. Những điểm nổi bật của gói Google Workspace này bao gồm:

  • Miền email tùy chỉnh với mã hóa S/MIME
  • 250 người tham gia Google Meet (cộng với các tính năng như ghi âm, theo dõi điểm danh, phát trực tiếp trong miền và khử tiếng ồn)
  • Không gian lưu trữ không giới hạn
  • Kiểm soát bảo mật, quản lý và tuân thủ nâng cao (vault, DLP, vùng dữ liệu và quản lý điểm cuối doanh nghiệp)
  • Hỗ trợ nâng cao (với tùy chọn Hỗ trợ trả phí)

Google Workspace dành cho tổ chức phi lợi nhuận và giáo dục

Nếu tổ chức của bạn mang tính giáo dục hoặc phi lợi nhuận thì bạn thật may mắn. Các tổ chức giáo dục và tổ chức phi lợi nhuận đủ điều kiện được hưởng mức giá đặc biệt — và đây là tóm tắt các kế hoạch đó:

Các tổ chức phi lợi nhuận thực sự có thể bắt đầu sử dụng Google Workspace miễn phí. Gói Business Starter của Google Workplace — bao gồm miền tùy chỉnh, bộ nhớ đám mây 30 GB, hội nghị Google Meet với tối đa 100 người tham gia và hơn thế nữa — không mất phí đối với các tổ chức phi lợi nhuận. Và nếu họ thấy mình cần những tính năng nâng cao hơn thì các gói cấp cao hơn sẽ được giảm giá.

  • Tiêu chuẩn doanh nghiệp: 3 USD mỗi người dùng hàng tháng (tỷ lệ chiết khấu 75%)
  • Business Plus: 5,04 USD mỗi người dùng hàng tháng (tỷ lệ chiết khấu 72%)
  • Doanh nghiệp: Liên hệ với bộ phận bán hàng để biết giá, nhưng bạn có thể mong đợi mức giảm giá ít nhất 70%)

Giống như Google Workspace for Nonprofits, các tổ chức giáo dục có thể truy cập miễn phí gói cơ bản của Google Workspace. Nó bao gồm tất cả các ứng dụng cơ bản của Google như Gmail, Tài liệu, Meet, Lịch, Trang trình bày, v.v. — cùng với các ứng dụng tập trung vào giáo dục như Lớp học và Bài tập. Gói này có tên là Google Workspace for Education Fundamentals. Đối với chức năng nâng cao, các tổ chức giáo dục có thể chọn trả mức giá chiết khấu.

  • Google Workspace for Education Standard: 3 USD/học viên/tháng, cộng thêm một giấy phép nhân viên miễn phí cho mỗi bốn giấy phép học viên
  • Nâng cấp Giảng dạy và Học tập: $4 mỗi người dùng hàng tháng (chọn số lượng giấy phép nhân viên để đưa vào gói của bạn)
  • Google Workspace for Education Plus: 5 USD/học viên/tháng, cộng thêm một giấy phép nhân viên miễn phí cho mỗi 4 giấy phép học viên

Vì vậy, nếu là tổ chức phi lợi nhuận hoặc tổ chức giáo dục, bạn có thể tận hưởng mọi thứ mà Google Workspace cung cấp với mức chi phí thấp. 

Các biện pháp an ninh có ý nghĩa gì đối với doanh nghiệp của bạn? 

Các gói Google Workspace lớn hơn có các biện pháp bảo mật cải tiến mà bạn cần biết. 

  • Vault cho phép doanh nghiệp lưu giữ, lưu giữ, tìm kiếm và xuất dữ liệu quan trọng khi họ cần. Nó cũng cho phép họ xuất dữ liệu ngay cả từ các tài khoản bị treo. 
  • eDiscovery là viết tắt của khám phá điện tử. Nó cho phép bạn tìm kiếm thông tin ở định dạng điện tử. 
  • Điểm cuối cho phép bạn phân phối các ứng dụng quan trọng giữa các nhân viên và bảo vệ dữ liệu. Nó cũng có một tính năng Android giúp tách ứng dụng doanh nghiệp khỏi ứng dụng cá nhân, vì vậy nhân viên có thể sử dụng thiết bị của họ cho cả công việc và giải trí. 

Google Workspace có dành cho tất cả mọi người không? 

Nhờ mức giá dễ tiếp cận, tính dễ sử dụng và tính linh hoạt, chúng tôi ủng hộ tuyên bố của Google rằng Google Workspace dành cho tất cả mọi người. Cho dù bạn là một cá nhân đang trong giai đoạn đầu điều hành doanh nghiệp của riêng mình hay một doanh nghiệp lớn có sự tham gia của hàng nghìn người ở mọi múi giờ thì Google Workspace chắc chắn rất đáng để bạn cân nhắc. Và mặc dù việc theo dõi nhiều thương hiệu và đổi tên ứng dụng của Google có thể trở nên khá khó hiểu, nhưng vẫn có một điều: Google giúp công việc trở nên dễ dàng hơn. 

 

Chúng tôi là công ty thiết kế website và tư vấn quảng cáo trực tuyến có kinh nghiệm với nhiều khách hàng ở nhiều lĩnh vực khác nhau. Đội ngũ của chúng tôi có tư duy tốt, kỹ thuật chuyên môn cao, say mê công việc. Sự chuyên sâu tạo nên sức mạnh cho Vinaweb trong việc ngày càng nâng cao chất lượng dịch vụ cho khách hàng và đối tác.

Vinaweb

Hà Nội: Tầng 11, Tòa nhà Internet, 136 Nguyễn Phong Sắc, Cầu Giấy, Hà Nội

Địa chỉ: HD38, Vinhomes Marina, Lê Chân, Hải Phòng

Hotline: 0936.311.383 - 0985.469.526

Đăng ký tư vấn dịch vụ

Gửi ngay

Tư vấn Thiết kế website 24/24

Tư vấn Thiết kế website 24/24

0936.311.383
Tư vấn Thiết kế website

Tư vấn Thiết kế website

0985.469.526
Gửi yêu cầu

Gửi yêu cầu

sales@vinaweb.vn

HOTLINE

0936.311.383