[Vinaweb - VN] Tài liệu hướng dẫn quản trị Google Workspace

Ngày đăng: 29 Tháng 08, 2023 Lượt xem: 10.014

Google Workspace là công cụ tuyệt vời hỗ trợ doanh nghiệp trong việc quản trị nhân viên của mình. Nếu bạn đang là quản lý trong doanh nghiệp, bạn nhất định phải biết những tác vụ quản trị người dùng này trong Google Workspace.

                                                                     

 

TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN QUẢN TRỊ

Google Workspace

 

 

 

 

Everything teams need to get work done,
now in one place

 

Mục lục

 

 

1.0 Trang chủ quản trị

2.0 Quản trị người dùng

3.0 Quản trị hồ sơ doanh nghiệp

4.0 Thanh toán (Qua Gimasys)

5.0 Quản trị các ứng dụng của Google Workspace.

5.1 Để quản trị và cài đặt các ứng dụng của Google Workspace (GAs), click chọn “Google Workspace”  trong bảng điều khiển Admin console:

5.2. Cấu hình chung

5.3. Thiết lập đối với từng ứng dụng

6.0 Quản trị các thiết bị truy cập

7.0 Liên hệ để được hỗ trợ

8.0 Theo dõi báo cáo về tình trạng sử dụng Google Workspace

9.0 Tạo và Quản lý các Nhóm

10.0 Các dịch vụ điển hình khác của Google

11.0 Quản lý quyền Admin

12.0 Quản lý các ứng dụng từ Marketplace Apps được cài đặt

13.0 Quản lý tên miền

14.0 Chuyển dữ liệu (Migration) của end-user từ hệ thống cũ lên hệ thống Google Workspace

1.0 Trang chủ quản trị

 

Dưới đây là giao diện quản trị của Google khi đăng nhập vào tài khoản Admin

Ngoài ra bên phải của màn sau khi đăng nhập hiện thêm:

 

2.0 Quản trị người dùng

 

Cách tạo người dùng

Tạo từng người dùng một

  • Trên trang quản trị Google Admin console (at admin.google.com)
  • Truy cập Users.
  • Chọn vào biểu tượng bánh răng màu vàng và chọn Thêm user.

 

  • Thêm các trường thông tin của User
  • Họ và Tên
  • Email chính: Email address chính sẽ được sử dụng trong tổ chức
  • (Tùy chọn) Chọn tên miền: Nếu tổ chức quản lý nhiều hơn 1 tên miền trên Admin Console thì có thể tạo thêm email với tên miền tương ứng.
  • (Tùy chọn) Đơn vị tổ chức: Đây là một khái niệm tổ chức trong Google Workspace, có thể chỉ định user thuộc tổ chức nào nếu OU đã tạo trước đó.
  • (Tùy chọn) Email phụ
  • (Tùy chọn) Số điện thoại
  • Tạo mật khẩu
  • Tự động tạo mật khẩu: tính năng này sẽ để Google tự tạo một password với chiều dài thấp nhất là 8 ký tự. Để hiển thị, có thể click vào  
  • Nếu muốn tự tạo mật khẩu, chọn tắt tính năng Tự tạo mật khẩu, hệ thống sẽ hiển thị khung nhập.
  • Yêu cầu thay đổi mật khẩu vào lần đăng nhập tiếp theo: Nếu chọn chức năng này, sau khi người dùng đăng nhập thành công lần đầu, Google sẽ bắt buộc thay đổi.
  • Click vào Thêm người dùng mới để hoàn tất quá trình khởi tạo User.

 

Tạo nhiều người dùng một lúc

  • Trên trang quản trị Google Admin console (at admin.google.com)
  • Truy cập Người dùng.
  • Chọn vào biểu tượng bánh răng màu vàng và chọn biểu tượng mũi tên như hình.

  • Tiến hành tải CSV Template và mở bằng Google Sheets hoặc Microsoft® Excel để tiến hành thêm thông tin người dùng. File CSV Template sẽ chứa các cột thể hiện cho các thuộc tính của user và sẽ có một số cột bắt buộc và tùy chọn.
  • Các cột thông tin bắt buộc phải bổ sung như sau
  • First Name
  • Last Name
  • Email Address
  • Password
  • Org Unit Path - Ở đây đại diện cho OU mà User sẽ là thành viên và nếu mặc định sẽ là “/”
  • Change Password at Next Sign-In (Tùy chọn) : Nếu yêu cầu User phải thay đổi Password sau khi đăng nhập thành công lần đầu sẽ cần điền “True”, ngược lại là “False”
  • Tiến hành Lưu lại file tuy nhiên lưu ý một số giới hạn như sau
  • File CSV không quá 35MB
  • Tối đa số lượng dòng không quá 150,000. Nếu file quá lớn, hãy chia nhỏ file và upload lần lượt.
  • Không hỗ trợ ký tự không thuộc bảng mã ASCII ( không hỗ trợ có dấu )
  • Tiến hành Upload file CSV
  • Quay lại giao diện User như bước đầu, chọn vào biểu tượng bánh răng màu vàng và chọn biểu tượng mũi tên
  • Chọn Attach CSV và Upload file đã CSV đã thao tác.
  • Chọn Update và Google sẽ tiến hành khởi tạo User theo đúng thông tin đã cấu hình. Nếu có lỗi phát sinh thì Google sẽ thông báo trong quá trình chọn Upload.

Chi tiết hơn có thể xem tại tài liệu chính thức của Google tại   https://support.google.com/a/answer/40057?hl=en&ref_topic=4364723

 

 

 

 

Sửa thông tin người dùng

Đổi địa chỉ email người dùng

Là quản trị viên cho dịch vụ Workspace hoặc Cloud Identity của tổ chức, bạn có thể thay đổi địa chỉ email của người dùng trong bảng điều khiển dành cho quản trị viên. Bạn cũng có thể thay đổi tên hiển thị hiển thị trong email họ gửi, lịch và các dịch vụ khác của Google.

  • Trên trang quản trị Google Admin console (at admin.google.com), vào trang Người dùng
  • Tại trang Người dùng tìm đến người dùng mong muốn
  • Di chuột vào người dùng và nhấn vào nút Đổi tên người dùng
  • (Tùy chọn) Tên và Họ  - xuất hiện trong email được gửi đi
  • (Tùy chọn) Địa chỉ email chính - Địa chỉ email và tên đăng nhập.
  • (Tùy chọn) Tên miền Email - Nếu tổ chức của bạn có nhiều tên miền, hãy nhấp vào mũi tên Xuống Mũi tên xuống bên cạnh dấu @ và chọn tên miền
  • Nhấn Đổi Tên

 

Tác động của việc thay đổi tên người dùng

Thiết bị di động, công cụ đồng bộ hóa và kết nối IMAP

Những tác động phụ thuộc vào hành vi của khách hàng. Nếu khách hàng cho phép bạn cập nhật thông tin đăng nhập cho tài khoản, quyền truy cập của bạn vào Workspace sẽ được liên tục. Nếu khách hàng không cho phép bạn thay đổi thông tin đăng nhập, bạn sẽ cần xóa tài khoản cũ và thêm tài khoản mới với tên mới.

Workspace Sync for Microsoft® Outlook®: Nếu bạn thay đổi tên người dùng thì sẽ phải tạo lại 1 profile mới

 

Gmail:

  • Khi bạn thay đổi địa chỉ email chính của người dùng, Google Workspace sẽ giữ lại địa chỉ cũ dưới dạng bí danh email cho người dùng, để đảm bảo gửi thư liên tục. Nếu bạn muốn sử dụng lại địa chỉ cũ, trước tiên bạn cần xóa bí danh email. Thư người dùng gửi đến địa chỉ cũ của họ sẽ không xuất hiện trong Hộp thư đến.
  • Người dùng giữ quyền truy cập vào tất cả các thư nhận dưới tên trước đó.
  • Người dùng cần tạo chữ ký Gmail mới cho địa chỉ email chính mới của họ.
  • Người dùng không nhận được bất kỳ biên lai đã đọc được trả lại cho các thư được gửi từ địa chỉ cũ.
  • Người dùng cần cập nhật các bộ lọc Gmail của họ để sử dụng địa chỉ email mới.

Lịch

  • Các sự kiện được tạo trước khi đổi tên hiển thị địa chỉ cũ trong khi các sự kiện mới hiển thị địa chỉ mới.
  • Tất cả các lịch thứ cấp (bất kỳ lịch bổ sung nào được tạo bởi người dùng) sẽ tiếp tục hiển thị tên miền chính ban đầu.
  • Nếu tên miền chính ban đầu (trở thành tên miền phụ sau khi đổi tên) sẽ bị xóa, tất cả các lịch phụ và các sự kiện liên quan cũng sẽ bị xóa và không thể phục hồi.
  • Tất cả các liên kết cuộc gọi video trong các sự kiện hiện có (bao gồm các sự kiện định kỳ) sẽ bao gồm tên miền cũ. Bạn không thể tham dự bằng cách nhấp vào liên kết. Điều này cũng đúng với lời nhắc email và thay đổi email thông báo. Các sự kiện được tạo sau khi thay đổi sẽ hiển thị tên miền mới trong liên kết cuộc gọi video.

Chat

  • Thay đổi tên người dùng chính sẽ ảnh hưởng đến các tìm kiếm lịch sử trò chuyện bằng Giao diện người dùng web Gmail. Nếu bạn thay đổi tên người dùng chính, tìm kiếm lịch sử trò chuyện của Gmail sẽ không tìm thấy lịch sử trò chuyện cũ trong các tìm kiếm cho tên người dùng mới.
  • Lưu ý: Dữ liệu cũ sẽ không bị xóa nhưng khi tìm kiếm bằng địa chỉ email mới, các cuộc trò chuyện cũ sẽ không xuất hiện.
  • Những người dùng khác trước đây được liên kết với người dùng đã đổi tên sẽ tự động thấy tên người dùng mới trong danh sách trò chuyện của họ và có thể trò chuyện với người dùng đã đổi tên. Những người dùng khác sẽ không còn thấy tên người dùng cũ nhưng vẫn có thể tìm thấy nó thông qua tự động hoàn tất. Nếu họ mời tên cũ hơn để trò chuyện, nó sẽ được thêm vào danh sách của họ nhưng không có biểu tượng. Không có cuộc trò chuyện trò chuyện mới với tên này được cho phép.

Classroom

  • Quyền sở hữu lớp của Giáo viên và Quản trị viên vẫn giữ nguyên sau khi thay đổi tên, với tên mới thay thế tên cũ ở bất kỳ nơi nào nó được hiển thị trước đó. Tất cả các tài liệu được sở hữu bởi tên người dùng mới, nhưng các tài liệu trước đây có tên người dùng trong tiêu đề không được thay đổi để bao gồm tên người dùng mới.
  • Tư cách thành viên của lớp học vẫn giữ nguyên sau khi đổi tên. Tất cả các tài liệu được sở hữu bởi tên người dùng mới, nhưng các bài tập trước với tên người dùng trong tiêu đề tài liệu không được thay đổi để bao gồm tên người dùng mới.

Danh bạ

  • Cấu hình tên miền của người dùng được đổi tên sẽ có tên người dùng mới nhưng sẽ hiển thị tên người dùng cũ với thẻ tùy chỉnh được gắn vào nó: Lỗi thời
  • Địa chỉ email cũ vẫn sẽ hiển thị trong kết quả tự động hoàn thành, vì giờ đây nó là bí danh của tài khoản đã thay đổi. Email được gửi đến địa chỉ cũ sẽ được gửi đến địa chỉ mới.

Drive

  • Tài liệu thuộc sở hữu của người dùng trở thành sở hữu của tên người dùng mới.
  • Tài liệu được chia sẻ với người dùng sẽ tự động thay đổi để sử dụng tên người dùng và địa chỉ email mới.
  • Quyền của người dùng trên các tài liệu được chia sẻ vẫn giữ nguyên.

Workspace Marketplace và App Engines Apps

  • Người dùng phải cài đặt lại bất kỳ ứng dụng Google Workspace Marketplace hoặc App Engine nào sử dụng OAuth hoặc OpenID để tiếp tục sử dụng sau khi thay đổi tên người dùng. Nếu một ứng dụng lưu dữ liệu dựa trên tên miền hoặc địa chỉ email của người dùng, dữ liệu đó sẽ bị mất sau khi thay đổi.

Tài khoản Google Play Developer

  • Nếu tài khoản Google Play Developer được liên kết với tên tài khoản người dùng bạn muốn thay đổi để sử dụng tên miền mới, hãy lưu ý rằng tài khoản Developer sẽ biệt lập sau khi thực hiện thay đổi. Để duy trì quyền truy cập vào các ứng dụng trong tài khoản Google Play Developer trước đó, bạn cần tạo tài khoản Google Play Developer mới bằng tên tài khoản người dùng mới của bạn và yêu cầu chuyển ứng dụng cho các ứng dụng trong tài khoản trước đó.

Google Voice

  • Bất kỳ số Google Voice nào được liên kết với tên người dùng cũ sẽ bị xóa cùng với lịch sử giọng nói của nó. Nếu cần, hãy chuyển số Google Voice cho người dùng khác trước khi đổi tên tài khoản người dùng.

Google Hangouts Classic và Chat

  • Google Chat: Việc thay đổi tên người dùng chính sẽ ảnh hưởng đến các tìm kiếm lịch sử trò chuyện trong Gmail. Nếu bạn thay đổi tên người dùng chính, tính năng tìm kiếm lịch sử trò chuyện trong Gmail sẽ không tìm thấy lịch sử trò chuyện cũ trong các tìm kiếm tên người dùng mới.
  • Lưu ý: Dữ liệu cũ sẽ không bị xóa nhưng khi tìm kiếm bằng địa chỉ email mới, các cuộc trò chuyện cũ sẽ không xuất hiện.
  • Những người dùng khác trước đây được liên kết với người dùng được đổi tên sẽ tự động thấy tên người dùng mới trong danh sách trò chuyện của họ và có thể trò chuyện với người dùng đã đổi tên. Những người dùng khác này sẽ không còn nhìn thấy tên người dùng cũ nhưng vẫn có thể tìm thấy nó thông qua tính năng tự động điền. Nếu họ mời tên cũ hơn trò chuyện, tên đó sẽ được thêm vào danh sách của họ nhưng không có biểu tượng. Không cho phép cuộc trò chuyện trò chuyện mới với tên này.
  • Hangouts cổ điển: Người dùng có thể thấy các địa chỉ email cũ ở chế độ tự động hoàn thành khi sử dụng Hangouts cổ điển. Tuy nhiên, họ sẽ không thể bắt đầu cuộc trò chuyện mới với các địa chỉ email cũ.

Vault

  • Bất kỳ tìm kiếm hoặc chính sách lưu giữ nào dựa trên các bộ lọc của biểu mẫu "từ: user @ old_domain" hoặc "đến: user @ old_domain" cần phải được tạo lại.

 

 

 

 

Thêm thông tin vào hồ sơ người dùng

Là quản trị viên Thư mục, bạn có thể thêm thông tin như số điện thoại, địa chỉ email phụ và vị trí làm việc vào hồ sơ người dùng. Bạn có thể chỉnh sửa hồ sơ người dùng riêng lẻ trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên. Chỉnh sửa hàng loạt người dùng bằng API thư mục SDK của quản trị viên Google Workspace hoặc Đồng bộ hóa thư mục đám mây của Google.

 

Thông tin hồ sơ người dùng

Khi bạn thêm thông tin hồ sơ vào hồ sơ người dùng, mọi người trong tổ chức của bạn sẽ tìm thấy thông tin đó trong nhiều dịch vụ của Google:

  • Địa chỉ cá nhân và nhóm tự động hoàn tất khi người dùng nhập chúng vào các dịch vụ của Google như Gmail, Google Docs và Drive.
  • Lịch thông minh gợi ý phòng họp dựa trên địa điểm và số lượng khách
  • Người dùng tìm thông tin hồ sơ trong các dịch vụ của Google. Ví dụ: khi người dùng chỉ vào hoặc chạm vào ảnh hồ sơ của ai đó, họ sẽ mở thẻ thông tin cá nhân.

  • Người dùng thấy mối quan hệ tổ chức. Nếu bạn thêm người quản lý vào người dùng, hồ sơ trên toàn tổ chức, một chuỗi báo cáo sẽ tự động được tạo và chia sẻ.

Những mục có thể bổ sung

Bạn có thể thêm, chỉnh sửa hoặc xóa các thông tin sau:

  • Địa chỉ email phụ Thứ hai Một địa chỉ nằm ngoài miền của bạn
  • Số điện thoại, địa chỉ riêng
  • Vị trí bàn (nếu bạn thiết lập các tòa nhà trong Lịch )
  • Chức danh công việc, email người quản lý, bộ phận và trung tâm chi phí
  • ID nhân viên và loại nhân viên
  • Thuộc tính tùy chỉnh dành riêng cho tổ chức
  • Địa chỉ email chính của người dùng và tên hiển thị

Bạn cũng có thể cho phép người dùng cập nhật một số cài đặt hồ sơ của họ, bao gồm tên, ảnh và vị trí làm việc.

Cập nhật hồ sơ trong bảng điều khiển dành cho quản trị viên

Đây là cách đơn giản nhất để cập nhật một vài hồ sơ người dùng. Nếu bạn cần cập nhật nhiều hồ sơ, hãy sử dụng một trong các phương pháp cập nhật hàng loạt được mô tả trong các phần sau.

  • Từ trang chủ Bảng điều khiển quản trị, đi đến Người dùng.
  • Trong danh sách Người dùng, tìm người dùng.
  • Nhấp vào tên người dùng để mở trang tài khoản của họ.
  • Nhấp vào Thông tin người dùng.
  • Nhấp vào bất kỳ phần nào sau đây để chỉnh sửa thông tin hồ sơ của người dùng:
  • Thông tin liên hệ Địa chỉ email thứ hai, số điện thoại và địa chỉ thực
  • Bí danh email Địa chỉ email tên miền bổ sung
  • Thông tin nhân viên, người dùng, chức danh, loại nhân viên, email của người quản lý, bộ phận, trung tâm chi phí, ID tòa nhà, tên sàn và phần sàn
  • Các trường thuộc tính tùy chỉnh Nếu bạn hoặc quản trị viên khác tạo thuộc tính tùy chỉnh cho hồ sơ người dùng, hãy nhập hoặc chỉnh sửa giá trị của họ

Mẹo:  Sau khi bạn thêm thông tin vào một trường, một trường khác sẽ xuất hiện để cho phép bạn thêm một mục khác. Để chỉ định chi tiết của một mục, chẳng hạn như Nhà hoặc Công việc, nhấp vào menu bên phải. Để xóa một mục, nhấp Xóa  Tẩyở bên phải.

  • Ở dưới cùng bên phải, nhấp vào Lưu.
  • (Tùy chọn) Để trở về trang tài khoản của người dùng, ở trên cùng bên phải, nhấp vào mũi tên Lên Mũi tên lên.

Cập nhật nhiều hồ sơ người dùng

Nếu bạn cần cập nhật nhiều hồ sơ người dùng hoặc nếu bạn muốn thêm thông tin mà bạn không thể thêm vào Bảng điều khiển dành cho quản trị viên, hãy sử dụng một trong các phương pháp sau:

  • API thư mục Cách dễ nhất để cập nhật nhiều hồ sơ cùng một lúc.. Để có danh sách đầy đủ thông tin hồ sơ bạn có thể quản lý, hãy mở Tham khảo API thư mục SDK của quản trị viên Google Workspace. Trước khi làm việc với API, bạn cần kích hoạt quyền truy cập API.
  • Đồng bộ hóa thư mục đám mây của Google (GCDS) Cách dễ nhất để đồng bộ hóa thông tin người dùng với máy chủ LDAP

Điền thông tin hồ sơ người dùng

Để đặt thông tin tiểu sử được chia sẻ trên các dịch vụ của Google, hãy chỉnh sửa các trường sau. Bạn điền vào càng nhiều trường, người dùng càng dễ dàng kết nối và cộng tác. Lưu ý: Người dùng Gmail có thể tự thay đổi tên hiển thị của mình.

 

Xóa và khôi phục người dùng

Xóa người dùng khỏi tổ chức

 

Khi một người rời khỏi tổ chức của bạn, Quản trị viên Google Workspace có thể đánh giá lại khối lượng dữ liệu của người dùng và chuyển dữ liệu đó đến một người khác, ví dụ, trưởng phòng, trước khi xóa tài khoản đó.

Chú ý: Chỉ những tệp tin thuộc sở hữu của người đó mới được chuyển đến người dùng khác, người là chủ sở hữu tài liệu. Bất kỳ tài liệu nào không thuộc sở hữu của người dùng thì sẽ không bị ảnh hưởng khi xóa tài khoản.

Quản trị viên có thể chuyển các loại dữ liệu sau của người dùng trước khi xóa:

  • Drive/Docs
  • Calendar
  • Google+ pages
  • Google My Business

Quan trọng: Việc chuyển dữ liệu email không bao gồm trong lúc xóa người dùng. Để chuyển email sang người dùng khác, bạn có thể sử dụng dịch vụ chuyển dữ liệu (Data Migration Service - DMS) để chuyển email trước khi xóa tài khoản. Nếu bạn xóa tài khoản trước khi chuyển dữ liệu thì tất cả email sẽ bị xóa

Xóa tài khoản Google Workspace

Quan trọng: Trước khi bắt đầu, hãy đảm bảo rằng bạn đã đổi quyền sở hữu dữ liệu hoặc download bất kỳ dữ liệu mà bạn muốn lưu lại từ tài khoản người dùng.

  • Trên trang quản trị Google Admin console (at admin.google.com)
  • Truy cập Users.
  • (Tùy chọn) Để xóa 1 người dùng, thực hiện như sau:

 

  • (Tùy chọn) Để xóa nhiều người dùng, thực hiện các bước sau:
  • Tick chọn vào ô vuông bên trái mỗi tên người dùng mà bạn muốn xóa trong danh sách:
  • Tại góc trên cùng bên phải, nhấn vào Xóa người dùng đã chọnDelete selected users.

    Select the user or users to delete; then click the delete icon. 
  • Tip: Nếu tất cả người dùng cùng thuộc 1 Tổ chức con (Organizational unit), chọn OU tại bên trái để tìm đúng người dùng cần xóa dễ hơn. Hoặc, nếu những người dùng cần xóa trong các OU khác nhau, nhấn vào Người dùng trong tất cả các tổ chức con.
  • Nếu bạn là một Quản trị viên ủy quyền (không phải Quản trị viên cấp cao), tick chọn vào ô vuông để đảm bảo rằng bạn hiểu những ảnh hưởng có thể khi xóa tài khoản.
  • (Tùy chọn, chỉ dành cho quản trị viên cấp cao) Để chuyển quyền sở hữu dữ liệu của người dùng:
  • Chọn Ứng dụng muốn chuyển
  • Quan trọng
  • Chỉ tài liệu trên Drive thuộc quyền sở hữu của người dùng bị xóa mới được chuyển cho người dùng khác.
  • Tài liệu trên Google Drive sẽ được xóa sau 20 ngày. Các dữ liệu cá nhân khác (như Google+) được xóa ngay lập tức nếu không có ai khác làm chủ sở hữu.
  • Trong hộp thoại Chuyển dữ liệu, tìm một địa chỉ người dùng bằng cách nhập những ký tự đầu tiên trong Tên hoặc địa chỉ email của người nhận dữ liệu. Khi bạn nhìn thấy người dùng cần tìm, nhấn chuột chọn người dùng đó.
  • Nhấn Xóa người dùng.

Sau khi dữ liệu được chuyển và tài khoản bị xóa, Google sẽ gửi email đến địa chỉ email đã được thiết lập trong mục Hồ sơ công ty and thenHồ sơ and then Thông tin liên hệ

Khôi phục một người dùng bị xóa gần đây

Bạn có thể Khôi phục lại một tài khoản bị xóa gần đây tối đa lên đến 20 ngày kể từ khi xóa Sau thời gian này, tài khoản đã xóa thì không thể khôi phục lại được.

Để khôi phục lại một user

Trước tiên, bạn phải đăng nhập với một tài khoản Quản trị viên cấp cao (Super administrator) để thực hiện việc này.

  1. Nếu bạn không không có quyền Super Admin, bạn vui lòng liên hệ Quản trị viên cấp cao của mình để thực hiện việc này
  2. Truy cập mục Người dùng (Users).
  3. Trong danh sách người dùng, nhấn vào Tạo bộ lọc (Add a filter) và chọn Xóa gần đây (Recently deleted).

 

Find this option at the top of the user list

  1. Di trỏ chuột đến người dùng mà bạn muốn khôi phục và nhấn chọn Khôi phục (Recover) Restore.

    Point to the row with the user you plan to restore
  2. Xem lại thông báo xác nhận and then chọn Tiếp tục (Continue).
  3. Chọn Tổ chức (organizational unit) mà bạn muốn gán người dùng sau khi được khôi phục vào.

Đọc thêm về Cách hoạt động của OU.

  1. Chọn Khôi phục (Recover).

Chú ý: Có cần đến 24 giờ để việc thay đổi có hiệu lực

Nếu người dùng trước kia đã bị Đình chỉ (suspended) hoặc có dữ liệu đã được chuyển cho người khác, Google sẽ hiển thị như một người dùng bị đình chỉ. Để khôi phục những user bị đình chỉ, xem thêm Tại đây.

Bạn không thể khôi phục lại người dùng nếu...

  • Bạn không thể khôi phục tài khoản đã xóa quá 20 ngày.
  • Địa chỉ email (đã xóa) được gán vào địa chỉ email chính hoặc địa chỉ bí danh (alias) của một người dùng khác hoặc một nhóm (group) email khác.
  • Bạn không có đủ giấy phép (license) sử dụng cho Google Workspace.

 

3.0 Cài đặt tài khoản

 

- Quản lý tài khoản Workspace của bạn, bao gồm thay đổi tên tài khoản, múi giờ, ngôn ngữ, quản lý tính năng mới dành cho người dùng, điều khoản sử dụng, tính pháp lý...

- Cấu hình : Thay đổi tên, thông tin liên hệ, thông báo hỗ trợ, chỉnh sửa ngôn ngữ,múi giờ

 

 

- Tùy chọn :

 

 

 


 

 

- Các tính năng và hoạt động cá nhân hóa thông minh

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

- Cá nhân hóa biểu trưng

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

- Quản lý tài khoản

 

 

 

-URL tùy chỉnh

 

4.0 Thanh toán (Qua Gimasys)

 

Sau khi đã thanh toán việc mua tài khoản Workspace với Gimasys. Thông tin về số lượng cũng như tình trạng hoạt động của tài khoản sẽ hiển thị trong phần thanh toán  

 

5.0 Quản trị các ứng dụng của Workspace.

5.1 Để quản trị và cài đặt các ứng dụng của Workspace, click chọn “Workspace”  trong phàn ứng dụng trong  bảng điều khiển Admin:

 

 

Workspace gồm các ứng dụng chính sau:

- Lịch

- Drive và tài liệu(Tài liệu,trang trình bày, form, trang tính …)

- Gmail

- Group for Business

- Sites

- Google Chat và Hangouts

- Google Meet

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

5.2. Cấu hình chung

- Muốn bật hoặc tắt các ứng dụng của Workspace, trước tiên là click chọn (như hình bên dưới), sau đó chọn ON (bật) hoặc OFF (tắt) tùy theo mong muốn và mục đích sử dụng.

 

        

5.2.1. Bật - Tắt ứng dụng đối với tất cả mọi người dùng:

 

Ví dụ: Muốn tắt ứng dụng Lịch đối với mọi người trong domain dev.gcloudvn.com

- Click chọn “Lịch”

- Chọn “Tắt cho tất cả mọi người”

→ Làm tương tự nếu muốn mở lại ứng dụng.

 

5.2.2. Bật - Tắt các ứng dụng tùy chỉnh (Chỉ tắt cho các tổ chức đã chọn)

 

Ví dụ: Trong domain chính hoankiem.online có tổ chức kế thừa là “Demo”, bạn muốn bắt ứng dụng “Lịch” trong tổ chức này, chọn tổ chức Demo và nhấn TẮT (Ghi đè)

 

 

 

 

5.3. Thiết lập đối với từng ứng dụng

Đầu tiên cần chọn ứng dụng mà bạn muốn thiết lập, sau khi thiết lập xong các tùy chỉnh, chọn “Save Change” để kết thúc cài đặt.

5.3.1. Calendar

  • Sharing settings (Cài đặt chia sẻ)

Người sử dụng có thể tùy chọn chia sẻ theo mục đích sử dụng của họ, chỉ cần click chọn chia sẻ mà họ mong muốn.

 

  • Tùy chọn chia sẻ bên ngoài cho lịch chính (bên ngoài domain)

 

                - Only free/busy information (hide event details)

Chia sẻ chỉ thông tin rảnh/bận (ẩn chi tiết sự kiện)

                - Share all information, but outsiders cannot change calendars

                → Chia sẻ tất cả thông tin nhưng người ngoài không thể thay đổi lịch được

- Share all information, and outsiders can change calendars

→ Chia sẻ tất cả thông tin và người ngoài không thể thay đổi lịch được

- Share all information, and allow managing of calendars

→ Chia sẻ tất cả thông tin và cho phép quản lý lịch

 

  • Tùy chọn chia sẻ nội bộ

                - No sharing

                → Không chia sẻ

- Only free/busy information (hide event details)

→ Chỉ thông tin rảnh/bận (ẩn chi tiết sự kiện)

- Share all information

→ Chia sẻ tất cả thông tin

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

  • Cuộc gọi điện thoại, lịch Labs

 

        - Đối với video Calls, click chọn “Automatically add video….” cho phép tự động thêm cuộc gọi video vào sự kiện do người dùng tạo. Ví dụ, khi thêm click chọn cài đặt này rồi vào My Calendar, chọn lịch bất kỳ sẽ tự có “Join video call” được hiện ra mặc định

  • Resources

Để người dùng có thể đặt trước các tài nguyên được chia sẻ trong công ty của bạn: phòng, máy chiếu, ô tô của công ty hoặc xe đạp. Để giúp nhân viên của bạn dễ dàng tìm thấy nguồn tốt nhất, hãy hiển thị càng chi tiết càng tốt. Người dùng của bạn sẽ thấy các chi tiết như tòa nhà và tầng nơi đặt phòng và các tính năng chính như thiết bị hội nghị truyền hình hoặc bảng trắng.

        

 

 

  • General settings (Cài đặt chung)

Thiết lập một số cài đặt chia sẻ cơ bản

  • Manager Events

Quản lý các sự kiện Lịch Google của những người dùng cũ.

  • Events cancellation: Nếu tài khoản của người dùng cũ đang hoạt động hoặc bị tạm ngưng, bạn có thể hủy tất cả các sự kiện trong tương lai của họ. Việc hủy các sự kiện trong tương lai của họ đảm bảo những sự kiện đó sẽ không bị mất nếu tài khoản của người dùng bị xóa.
  • Events transfer: Sau khi tạm ngưng một người dùng, bạn có thể chuyển các sự kiện trong tương lai của họ cho chủ sở hữu mới (ví dụ: người quản lý của người dùng cũ). Điều này đảm bảo rằng các sự kiện quan trọng trong tương lai sẽ không bị bỏ lỡ.
  • Events of deleted users: Khi bạn chọn tham gia Hủy bỏ âm thầm các sự kiện trong tương lai của những người dùng đã xóa, các sự kiện sẽ tự động bị hủy sau 21 ngày kể từ khi người dùng bị xóa. Điều này ngăn không cho các sự kiện bị bỏ sót khi bạn xóa người dùng.

 

 

 

5.3.2. Google Contacts

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

  • Sharing settings
  • Contact sharing

 

- Enable contact sharing: kích hoạt chia sẻ liên hệ, tự động chia sẻ thông tin liên hệ (những user trong domain này), có thể chọn 1 trong các lựa chọn sau:

+ Show all email addresses - Hiển thị địa chỉ email chính của người dùng và bất kỳ địa chỉ bí danh nào

                        + Show only secondary and alias email addresses - Nếu người dùng có địa chỉ email phụ hoặc bí danh email, chỉ hiển thị địa chỉ phụ và bí danh, không hiển thị địa chỉ chính của họ

                        + Show only primary email address - Chỉ bao gồm địa chỉ email chính của người dùng

                        + Show only email addresses in the user's primary domain - Nếu bạn có bí danh miền, hãy hiển thị các địa chỉ email trong miền chính của người dùng.

+ Show only domain profiles - Bao gồm hồ sơ của người dùng nội bộ (những người có địa chỉ trong miền của bạn) và loại trừ mọi liên hệ bên ngoài

+ Show only domain shared contacts - Chỉ bao gồm các liên hệ bên ngoài được chia sẻ

+ Show both domain profiles and domain shared contacts - Bao gồm các địa chỉ liên hệ bên ngoài được chia sẻ và nội bộ

- Bỏ check Enable contact sharing: Không cho phép tự động chia sẻ danh sách liên hệ trong domain


5.3.3. Google Drive

  • Sharing settings
  • Tùy chọn chia sẻ bên ngoài tổ chức

        - OFF - Files owned by users in your organization cannot be shared outside of your organization This applies to files in all shared drives as well. (Người dùng không thể chia sẻ tài liệu bên ngoài tổ chức này)

        - ON - Files owned by users in your organization can be shared outside of your organization. This applies to files in all shared drives as well. (Người dùng có thể chia sẻ tài liệu bên ngoài tổ chức này), bao gồm các tùy chọn:

                + For files owned by users in your organization, warn when sharing with users in whitelisted domains - Cảnh bảo người dùng khi chia sẻ bên ngoài tổ chức này

                + Allow users in your organization to send sharing invitations to people outside your organization who are not using a Google account - Cho phép người dùng trong tổ chức của bạn gửi lời mời chia sẻ đến những người bên ngoài tổ chức của bạn, những người không sử dụng tài khoản Google

                + Allow users in your organization to publish files on the web or make them visible to the world as public or unlisted files - Cho phép người dùng trong tổ chức của bạn xuất bản tệp trên web hoặc hiển thị chúng với mọi người dưới dạng tệp công khai hoặc không công khai

 

 

 

 

 

 

 

 

 

  • Transfer ownership

- Bạn có thể chuyển quyền sở hữu tất cả các tài liệu từ một người dùng sang một người dùng khác.

- Chủ sở hữu ban đầu của tài liệu vẫn có thể truy cập vào tài liệu khi họ được cung cấp quyền chỉnh sửa tài liệu.

- Tính năng này hữu ích khi xóa một người dùng vì giúp đảm bảo rằng các tài liệu được tạo bởi người dùng đang bị xóa sẽ không bị mất.

 

 

 

 

 

  • Offline (ngoại tuyến): tích chọn cho phép người dùng có thể bật documents khi đang offline (Bản sao của các tài liệu gần đây sẽ được đồng bộ hóa và được lưu trên máy tính của người dùng)

 

 

  • Kiểm tra tài liệu: khi người dùng tích chọn bật chức năng kiểm tra tài liệu (enable) → cho phép quản trị viên đánh giá các hành động quan trọng được thực hiện trên tài liệu do người dùng trong tổ chức của bạn tạo

 

        Sau khi thiết lập cài đặt, quay lại trang quản trị, Reports → Audit để thực hiện các audit tài liệu mà bạn cần

 

 

 

 

  • Drive

- Allow users to download, install, and use Backup and Sync: Cho phép người dùng tải xuống, cài đặt và sử dụng Backup and Sync dành cho Mac/PC (Backup and Sync dành cho Mac/PC cho phép bạn đồng bộ hóa tệp giữa máy tính của bạn và Google Drive)

 

- Allow use of Backup and Sync, but hide the download links in the Drive interface: Cho phép sử dụng Backup and Sync dành cho Mac/PC nhưng ẩn liên kết tải xuống trong giao diện Drive (tùy chọn này khi bạn muốn sử dụng Backup and Sync Windows MSI để phân phối Google Drive cho doanh nghiệp của bạn).

- Do not allow Backup and Sync in your organization: Không cho phép Backup and Sync dành cho Mac/PC trong tổ chức của bạn

 

 

  • Add-ons

        + Allow users to install Google Docs add-ons from add-ons store. - Cho phép người dùng cài đặt tiện ích bổ sung Google Tài liệu từ cửa hàng tiện ích bổ sung.

 

  • Templates

  • Enable custom templates for your organization: Người dùng có thể tạo ra các tạo liệu mẫu và gửi mẫu đến tổ chức của mình.

5.3.4. Gmail

  • User settings (Cài đặt người dùng)
  • Smart features and personalization: Cho phép các tính năng thông minh cho mỗi sản phẩm Gmail, Chat, Meet

  • Themes: Cho phép người dùng chọn chủ đề của riêng họ hay không?

  • Email read receipts: là các thông báo có thể được gửi tới và từ người dùng của bạn để xác minh rằng thư đã được đọc
  • Do not allow email read receipts to be sent - Không cho phép gửi xác nhận đã đọc email.
  • Allow email read receipts to be sent to all addresses in my organization as well as the whitelisted email addresses -  Cho phép gửi xác nhận đã đọc email tới tất cả các địa chỉ trong tổ chức của tôi cũng như các địa chỉ email trong danh sách trắng

        

  • Mail delegation: Ủy quyền thử - tích chọn để cho phép người dùng ủy quyền truy cập vào hộp thư của họ cho người dùng khác trong cùng domain (chức năng này có thể mất khoảng 24h mới được approve)

  • Name format: Định dạng tên hiển thị tên người dùng (Display name).

  • Gmail web offline: cho phép người dùng của mình làm việc ngoại tuyến trong Gmail. Bằng cách đó, khi không có truy cập Internet, bạn và người dùng của bạn vẫn có thể đọc, viết, tìm kiếm, xóa và gắn nhãn

email. Sau đó, khi có kết nối, Gmail sẽ tự động cập nhật và gửi thư trong hộp thư đi của bạn và tải mọi thư mới xuống Hộp thư đến của bạn

  • Confidential mode: Cho phép người dùng gửi thư ở chế độ bí mật.

  • Smart compose personalization: Cho phép đề xuất thông minh khi soạn email trong Gmail

  • Bản ghi MX: dùng để verify mail của người dùng với:

                - Host: @

                - Name: Các MX bên dưới (đưa vào thứ tự ưu tiên giống hình bên dưới)

 

 

 

 

 

 

  • End User Access (Quyền truy cập của người dùng cuối)

- Truy cập POP/IMAP: click chọn disable nếu bạn muốn vô hiệu quyền truy cập POP/IMAP để đồng bộ email xuống client.

- Hỗ trợ Outlook

- Chuyển tiếp tự động: cho phép người dùng tự động chuyển email đến địa chỉ khác.

 

- Cho phép cổng đi mỗi người dùng: tùy chọn này cho phép người dùng gửi thư thông qua 1 máy chủ SMTP bên ngoài khi định cấu hình từ 1 địa chỉ email bên ngoài tên miền của bạn

  • Advanced settings
  • Spam, phishing, and malware:  nhập vào đây danh sách email trắng, thư được gửi từ các địa chỉ IP này sẽ không bị đánh dấu là spam

- Thư rác: click “Add Another Rule”, sẽ hiện ra màn hình Spam, sẽ có 1 số lựa chọn để ta có thể điều chỉnh:

- Be more aggressive when filtering spam: Tích cực hơn khi lọc Spam

- Put spam in administrative quarantine: Đưa Spam vào khu vực cách li

        - Bypass spam filters for internal senders: Bỏ qua bộ lọc spam cho thư được nhận từ người gửi nội bộ

        - Bypass spam filters for messages from senders or domains in selected lists: Bỏ qua bộ lọc spam cho thư được nhận cho những địa chỉ hoặc tên miền được chấp thuận, tạo danh sách bằng cách click vào “Use existing or create a new one”

        - Bypass spam filters and hide warnings for messages from senders or domains in selected lists: Bỏ qua bộ lọc Spam và tắt cảnh báo Spam

        - Bypass spam filters and hide warnings for all messages from internal and external senders (not recommended): Bỏ qua hoàn toàn bộ lọc Spam đối với tất cả các mail đến từ nội bộ lẫn bên ngoài (Không Khuyến Khích)

 

  • Tuân thủ - Compliance:

- Lưu trữ mail: tùy chỉnh việc tự động xóa thông báo email cho tất cả người dùng, có 2 options (Tự động xóa mail/Không tự động xóa mail)

                + Trong phần tự động xóa email, bạn điền thềm số ngày để xác định việc xóa các mail được gửi đến trong vòng … ngày và chọn vùng di chuyển vào (Thùng rác/Xóa vĩnh viễn)

                + Không tự động xóa thông báo email: Cài đặt lưu giữ email áp dụng cho thư trong hộp thư đến và thư được lưu trữ của người dùng. Cài đặt này không áp dụng cho thư trong thư mục Thùng rác, thư này sẽ bị xóa vĩnh viễn sau 30 ngày.

        - Lưu trữ toàn bộ thư: tích chọn nếu bạn muốn đảm bảo rằng tất cả thư đã nhận và gửi được lưu trữ trong hộp thư của người dùng liên kết

 

 

  • Định tuyến - Routing

                - Định hướng email: 2 lựa chọn là loại bỏ/hướng đến địa chỉ người nhận thư.

+ Việc định hướng Email bắt đầu ngay khi bạn bắt đầu gửi email đến các máy chủ Google, bạn cũng có thể thay đổi những cài đặt này cho từng tài khoản người dùng riêng lẻ.

+ Chỉ nên định tuyến nhận tất cả thư nếu bạn thật sự cần vì những người gửi spam thường cố đoán các địa chỉ email trong miền của bạn

                

  • Máy chủ (host): Cài đặt cho máy chủ bằng cách click “Add route” để thêm tuyến

  • Default routing

Định tuyến mặc định là một trong nhiều tùy chọn trên trang Cài đặt email để quản lý định tuyến và phân phối thư. Tính năng này cho phép bạn thiết lập chính sách định tuyến trên toàn miền bao gồm một hoặc nhiều cài đặt. Cài đặt này chỉ áp dụng cho thư đến, để thiết lập:

  • Chỉ định địa chỉ người nhận,
  • Chỉ định tác vụ sẽ thực hiện đối với thư được gửi tới những người nhận đó. 

Nếu bạn thiết lập nhiều cài đặt định tuyến, bạn có thể sắp xếp các quy tắc theo thứ tự ưu tiên

Mục đích quan trọng của việc sử dụng Định tuyến mặc định là thiết lập phân phối nhiều đợt nhằm định tuyến những người dùng chưa đăng ký Google Workspace tới máy chủ thư tại cơ sở của bạn.

Để cài đặt định tuyến: Apps -> Google Workspace -> Settings for Gmail -> Default routing -> Chọn button “Add setting

  • Xác thực email

Xác thực email là một cách để đảm bảo rằng một nhà cung cấp email sẽ có thể nhận ra người gửi một tin nhắn gửi đến và chống thư rác lạm dụng, có 2 cách xác thực email:

        - SPF (xác minh địa chỉ của người gửi mail)

        - DKIM (được thực hiện thông qua chữ ký điện tử)

 

 

 

 

 

 

        5.3.5. Groups for Business

 

 

  • Tùy chọn chia sẻ
  • Ngoài miền này - Quyền truy cập vào các nhóm (Chọn cấp độ cao nhất của quyền truy cập vào các nhóm của bạn cho người dùng bên ngoài miền này)

                - Công khai

                - Riêng tư

  • Tạo nhóm: tùy chọn 1 trong các quyền sau:

                - Bất kỳ ai trên Internet có thể tạo nhóm (Chỉ sẵn có nếu chọn 'Công khai trên Internet')

                - Bất kỳ ai trong miền này cũng có thể tạo nhóm

                - Chỉ quản trị viên tên miền mới có thể tạo nhóm

  • Thành viên và quyền truy cập email: tùy chọn 1 trong 2 quyền sau

                - Chủ nhóm có thể cho phép thành viên đến từ ngoài miền này - Quản trị viên luôn có thể thêm thành viên bên ngoài miền này.

- Chủ nhóm có thể cho phép email đến (từ ngoài miền này)

  • Khả năng hiển thị nhóm: có 2 tùy chọn

                - Chủ nhóm có thể ẩn nhóm khỏi thư mục

                - Ẩn nhóm mới được tạo khỏi thư mục

5.3.6. Google Sites

 

  • Sharing settings
  • Tạo trang web: Chọn xem có cho phép người dùng trong tổ chức này tạo trang web mới hay không (can/can’t)

 

  • Nhận xét của người xem: Chọn xem có cho phép người dùng trong tổ chức này bật tính năng nhận xét của người xem hay không (can/can’t)

  • Mức độ hiện thị của trang web: Chọn mức độ hiển thị mặc định cho các trang web mới được tạo (những người trong tên miền được chỉnh sủa site/Chỉ hiển thị cho chủ sở hữu trang web)

  • Access settings:

 

 

  • Sharing Options: Chọn cấp độ chia sẻ cao nhất mà bạn muốn cho phép người dùng

                - Open: Người dùng có thể công khai các trang web

                - Open with warning: Người dùng có thể đặt trang web ở chế độ công khai, nhưng sẽ nhận được cảnh báo mỗi lần

                - Open to invited: Người dùng có thể chia sẻ các trang web bên ngoài

- Open to invited with warning: Người dùng có thể chia sẻ các trang web bên ngoài nhưng sẽ nhận được cảnh báo mỗi lần

- Closed: Người dùng không thể chia sẻ các trang web bên ngoài

 

  • Templates: trong phần tùy chọn mẫu, bạn được “Chọn bộ mẫu được đánh dấu mà bạn muốn sử dụng trong miền của bạn.” (Mẫu do Google cung cấp/Do bạn tự tải lên)

 

  • Web Address Mapping: cho phép người dùng truy cập trang web của bạn thông qua một trong các miền phụ của bạn

5.3.7. Google Chat

 

 

  • History for chats: Cài đặt lịch sử cuộc trò chuyện

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

  • History for spaces: Cài đặt lịch sử cuộc trò chuyện cho các Phòng

 

 

 

 

 

 

 

 

 

  • Chat Invitations: Bật ON chọn nếu muốn tự động chấp nhận lời mời của người dùng trong cùng tên miền

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

  • External Chat Settings: Cài đặt trò chuyện với những người dùng bên ngoài miền

 

  • Only allow this for allowlisted domains: Chỉ cho phép người dùng bên ngoài ở những domain cho phép

 

 

 

 

 

 

  • External Spaces: Bật ON nếu muốn cho phép người dùng tạo và tham gia phòng với những người dùng bên ngoài miền.

 

 

 

 

 

 

6.0 Quản trị các thiết bị truy cập

 

 

 

 

 

 

- Thiết lập cho việc quản lý các thiết bị

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

- Các thiết bị đang chờ kích hoạt

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

  • Thiết lập cho thiết bị sử dụng hệ điều hành Android

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

  • Thiết lập cho thiết bị sử dụng hệ điều hành IOS

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

  • Thiết lập cho các thiết bị sử dụng hệ điều hành Window

 

 

 

 

 

 

 

 

 

7.0 Liên hệ để được hỗ trợ

- Hỗ trợ 24/7 với Phone number: +1-646-257-4500  (Mỹ)

- Hỗ trợ 24/7 với Phone number: +44 207 076 0897 (Anh)

- Hỗ trợ 24/7 với Phone number: 1800-4919 (Vietnam only - Toll free number

 

 

Lưu ý: trước khi gọi cho Google cần lấy mã Pin


 

8.0 Theo dõi báo cáo về tình trạng sử dụng Google Workspace:

 

- Lựa chọn mục muốn theo dõi để cập nhật thông tin

 

- Trong phần này admin có thể xuất các dạng báo cáo dưới dạng file csv như:

  • Hoạt động sử dụng Gmail, Calendar, Drive, Docs hay Mobile devices
  • Audit Log (ghi lại các thay đổi trong Console Google)
  • Email Log Search (Thông tin email gửi và nhận)

 

Overview

- What's the status of different accounts? (Trạng thái của các tài khoản khác nhau?)

  • What's the user activity in different apps? (Hoạt động của người dùng trong các ứng dụng khác nhau?)

  • What's the activity on Currents posts? (Hoạt động trên các bài đăng của Currents?)

  • What's the storage being used? (Bộ nhớ đang được sử dụng?)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

  • How are files shared externally? (Các tệp được chia sẻ ra bên ngoài như thế nào?)

  • What's the activity on Cloud Search? ( Hoạt động trên Cloud Search? )

 

 

User reports: (Security)

  • Với tư cách là quản trị viên của tổ chức, bạn có thể giám sát mức độ xâm phạm dữ liệu của người dùng bằng cách mở báo cáo bảo mật. Trong User Reports, Security report  cung cấp một cái nhìn toàn diện về cách mọi người chia sẻ và truy cập dữ liệu và liệu họ có thực hiện các biện pháp phòng ngừa bảo mật thích hợp hay không
  • Ví dụ: bạn có thể xem xét ai cài đặt ứng dụng bên ngoài, chia sẻ nhiều tệp, bỏ qua Xác minh 2 bước và sử dụng khóa bảo mật.

 

 

 

Để xuất báo cáo ta bấm vào biểu tượng  Download  bên trên tay phải màn hình. Ta có thể chọn xuất ra định dạng Google Sheets hay download về máy dưới dạng file CSV:

 

 

 

 

 

 

 

 

Để sử dụng thêm các trường trong báo cáo, bấm vào biểu tượng  

Bảng hiển thị thêm và xóa trường thông tin sẽ hiện lên

 

 

Để thêm cột vào biểu đồ, bên cạnh Add new column, hãy nhấp vào Mũi tên xuống và chọn các tùy chọn từ danh sách


 

User reports: Apps usage

  • Trong User reports, Apps usage cung cấp chi tiết liên quan đến hoạt động của người dùng của bạn, chẳng hạn như email được gửi trong một khoảng thời gian cụ thể, số lượng tệp người dùng tạo và chia sẻ, người dùng nào sắp hết dung lượng bộ nhớ Drive của họ và số lượng truy vấn tìm kiếm từ các loại thiết bị.
  • Cách sử dụng tương tự User reports: (Security)

 

User reports: Accounts

  • Báo cáo User reports, Accounts cung cấp các chi tiết liên quan đến trạng thái tài khoản của người dùng của bạn, như trạng thái Xác minh 2 bước và độ mạnh của mật khẩu.
  • Tùy thuộc vào phiên bản Google Workspace của bạn, nó cũng hiển thị dữ liệu người dùng liên quan đến Google Drive, Gmail và Classroom
  • Cách sử dụng tương tự User reports: (Security)

 

Audit

 

-  Admin Log

 

Bạn có thể sử dụng Admin audit log của quản trị viên để xem bản ghi các hành động được thực hiện trong Admin Console

 

Dùng bộ lọc để tìm kiếm thông tin cần xuất báo cáo

 

 

Login

Sử dụng Login audit log để theo dõi các lần đăng nhập của người dùng vào miền của bạn.

Bạn có thể xem lại tất cả các lần đăng nhập từ các trình duyệt web. Nếu người dùng đăng nhập từ ứng dụng email hoặc ứng dụng không có trình duyệt, bạn chỉ có thể xem xét các báo cáo về những nỗ lực đáng ngờ.

 

Dùng bộ lọc để tìm kiếm các log:

Để xuất báo cáo ta bấm vào biểu tượng  Download  bên trên tay phải màn hình. Ta có thể chọn xuất ra định dạng Google Sheets hay download về máy dưới dạng file CSV:

 

Để sử dụng thêm các trường trong báo cáo, bấm vào biểu tượng

Bảng hiển thị thêm và xóa trường thông tin sẽ hiện lên

 

Email Log Search

        Nhập các giá trị tìm kiếm Log như ngày tháng, người gửi, người nhận hay Message ID.

        

 

Sau khi nhập lệnh tìm kiếm sẽ mất ít phút để lệnh được thi hành

Kết quả tìm kiếm được hiển thị bên dưới

Để xuất kết quả báo cáo chọn biểu tượng góc phải màn hình

 

Admin email alerts & system-defined rules (Quản lý cảnh báo qua email đến quản trị viên và các quy tắc do hệ thống xác định)

Chức năng này cho phép gửi email cảnh báo đến tài khoản superadmin hoặc tài khoản chỉ định với một số trường hợp sau:

  • App Maker Cloud SQL setup - Thiết lập phiên bản Google Cloud SQL để sử dụng với App Maker.
  • Apps outage alert - Cảnh báo ngừng hoạt động của ứng dụng khi gặp sự cố.
  • Gmail potential employee spoofing - Cảnh báo giả mạo người dùng trong tổ chức của bạn.
  • Leaked password - Mật khẩu bị rò rỉ. Google đã phát hiện thấy thông tin đăng nhập bị xâm phạm
  • Suspicious message reported - Báo cáo thư đáng ngờ. Một email nào đó đã gửi đến người dùng của bạn và bị người dùng của bạn đánh dấu là Spam.
  • Suspicious programmatic login - Đăng nhập có lập trình đáng ngờ. Google đã phát hiện thấy các nỗ lực đăng nhập đáng ngờ từ các ứng dụng hoặc chương trình máy tính
  • Suspicious login - Đăng nhập đáng ngờ. Google đã phát hiện thấy nỗ lực đăng nhập không khớp với hành vi bình thường của người dùng, chẳng hạn như đăng nhập từ một vị trí bất thường.
  • User’s password changed - Mật khẩu của người dùng đã thay đổi
  • New user added - Một người dùng mới đã được thêm vào
  • User deleted - Người dùng đã bị xóa
  • User suspended (by admin) - Một người dùng đã bị quản trị viên tạm ngưng.
  • User suspended (Google identity alert) - Google đã phát hiện hoạt động đáng ngờ và tạm ngưng tài khoản.
  • User suspended due to suspicious activity - Google đã tạm ngưng tài khoản của người dùng do phát hiện có khả năng xâm phạm.
  • User suspended for spamming - Google đã phát hiện hoạt động đáng ngờ như gửi spam và tạm ngưng tài khoản
  • User suspended for spamming through relay - Google đã phát hiện hoạt động đáng ngờ, chẳng hạn như gửi spam thông qua dịch vụ chuyển tiếp SMTP và đã tạm ngưng tài khoản
  • User granted Admin privilege - Người dùng được cấp một đặc quyền quản trị
  • User's Admin privilege revoked - Đặc quyền quản trị của người dùng bị thu hồi
  • Suspended user made active - Người dùng bị tạm ngừng được quản trị viên kích hoạt
  • User-reported phishing - Một người gửi đã gửi thư đến miền của bạn mà người dùng đã phân loại là lừa đảo
  • Và còn nhiều thông báo khác, xem thêm tại Admin email alerts & system-defined rules

9.0 Tạo và Quản lý các Nhóm

 

 

  • Các cấp độ nhóm có sẵn mà quản trị viên có thể tạo:
  • Public: Bất kỳ ai ở trong tên miền chính có thể tham gia, gửi bài viết, xem danh sách thành viên và đọc lại các tin đã lưu. Tùy thuộc vào cài đặt của bạn bạn, chế độ này cũng có thể được áp dụng cho những người thuộc tổ chức bên ngoài. Các nhóm có chế độ Public có thể nhận được nhiều email rác hơn
  • Team: Chỉ người quản lý mới có thể mời thành viên mới tham dự nhóm, nhưng bất kỳ ai ở trong tên miền chính có thể đăng bài viết, xem danh sách thành viên và đọc lại các tin đã lưu.
  • Announcement-only: Bất kỳ người quản lý nào có thể gửi bài viết và xem danh sách thành viên, nhưng bất kỳ ai trong tên miền chính có thể tham gia nhóm và đọc lại các tin đã lưu.
  • Restricted: Chỉ người quản lý mới được mời thành viên mới, chỉ thành viên mới có thể đăng bài viết, xem danh sách thành viên, đọc lại các tin đã lưu, các tin nhắn gửi đến nhóm sẽ không xuất hiện trong kết quả  tìm kiếm.
  • Custom: Có thể tùy chỉnh các cài đặt nhóm theo từng nhu cầu không có sẵn ở các cấp level phía trên

 

 

 

 

  • Ngoài ra, quản trị viên có thể nhanh chóng thêm toàn bộ nhân viên trong tên miền chính vào trong nhóm Google này, bằng cách thực thiện các bước sau
  • Sau khi tạo Groups hoàn thành -> Truy cập Groups.
  • Nhấp vào tên Groups vừa tạo -> Chọn Member
  • Đưa chuột đến biểu tượng đấu cộng và nhấp Add members
  • Một bảng Pop-up hiện ra -> Nhấp vào Advanced
  • Đánh dấu vào “Add all current and future users of your organization to this group”
  • Nhấp chon Add to group.

  • Nếu bạn chọn cấp độ group là Public, bạn có thể tích chọn “Public on the internet” nghĩa là quản trị viên cấp quyền cho phép bất kỳ ai ở trên internet có thể tham dự vào nhóm này.

 

 

 

 

  • Sau khi tạo 1 group, quản trị viên có thể chọn group đó để thêm thành viên trực tiếp bằng cách nhấn vào “Add member”

  • Hoặc nếu quản trị muốn xóa hoàn toàn groups đó có thể đánh dấu chọn Group đó và nhấn “Delete Groups”

 


 

10.0 Các dịch vụ điển hình khác của Google

 

 

Trong này bao gồm một số dịch vụ add-on sẵn với Google như:

 

- Cho phép truy cập chrome web store

- Cho phép sử dụng Google analytics

- Cho phép sử dụng Google Adwords…

11.0 Quản lý quyền Admin

 

Chúng ta có thể chia sẻ trách nhiệm trong việc quản trị Google Workspace cho một người dùng khác bằng cách thiết lập và gán Admin Roles (Vai trò quản trị).

 

  • Các Admin Roles mặc định:

 

Super Admin

Có quyền truy cập vào tất cả các tính năng trong giao diện điều khiển quản trị và Admin API, và có thể quản lý mọi thứ trong Google Workspace của tổ chức. Super Admin cũng có thể truy cập vào tất cả các lịch của người sử dụng và chi tiết sự kiện.

Chỉ Super administrators có thể:

  • Tạo hoặc chỉ định vai trò quản trị viên
  • Đặt lại mật khẩu quản trị viên
  • Chuyển quyền sở hữu tệp trong quá trình người dùng xóa
  • Khôi phục người dùng đã xóa
  • Quản lý cài đặt của quản trị viên
  • Thiết lập quản lý giấy phép thanh toán và kiểm soát
  • Cho phép người dùng bật Xác minh 2 bước
  • Cài đặt ứng dụng Google Workspace Marketplace
  • Quản lý các điều khiển cấp truy cập tài nguyên Lịch Google
  • Quản lý cài đặt Thư mục chung
  • Sử dụng dịch vụ di chuyển dữ liệu
  • Cấp quyền ủy quyền trên toàn miền / quản lý quyền truy cập ứng dụng khách API
  • Thiết lập Google làm nhà cung cấp danh tính SAML và thêm / sửa đổi các ứng dụng SAML.

Ít nhất một người dùng trong domain của bạn nên cấp thêm quyền Super Admin, nhưng theo đề nghị thì tốt nhất là nhiều hơn hai người. Bằng cách này, nếu một trong những tài khoản admin bị quên mật khẩu thì có thể hỗ trợ đê khôi phục nó nhanh chóng.

Groups Admin

Có toàn quyền Google Groups trong Admin console. Quyền này có thể thực hiện một số thao tác thông qua Admin API như sau:

  • Xem thông tin người dùng và cơ cấu tổ chức
  • Tạo nhóm mới trong Admin console
  • Quản lý người dùng trong nhóm đã tạo
  • Quản lý tùy chọn quyền hạn của nhóm
  • Xóa nhóm

User Management Admin

Có toàn quyền đối với những người dùng không phải Adminitrator. Quyền này có thể thực hiện một số thao tác thông qua Admin API như sau:

  • Xem thông tin người dùng và cơ cấu tổ chức
  • Tạo và xóa tài khoản
  • Thay đổi thông tin người dùng và khôi phục mật khẩu
  • Thực hiện các nhiệm vụ quản lý đối với người dùng

Help Desk Admin

Có thể khôi phục mật khẩu người dùng không phải Administrator. Quyền này cũng có thể xem được thông tin người dùng và cơ cấu tổ chức.

Services Admin

Có quyền quản trị các dịch vụ và thiết bị trong Admin console. Administrator này có thể:

  • Tắt và Mở ứng dụng
  • Thay đổi cài đặt ứng dụng và quyền hạn *
  • Tùy chỉnh địa chỉ URL của các ứng dụng
  • Quản lý các thiết bị Chrome và thiết bị di động nằm trong danh sách

 

Quản trị viên di động

Có thể quản lý thiết bị di động bằng tính năng quản lý thiết bị di động nâng cao. Quản trị viên này có thể:

  • Cung cấp và phê duyệt thiết bị
  • Danh sách trắng các ứng dụng
  • Chặn hoặc xóa thiết bị và tài khoản
  • Đặt chính sách thiết bị Android và iOS
  • Xem các nhóm và người dùng trong miền

 

  • Hướng dẫn tạo Admin Roles mới
  1. Từ Trang chủ Bảng điều khiển dành cho quản trị viên, chuyển đến Vai trò quản trị viên.
  2. Chọn cách thêm vai trò:
  1. Để bắt đầu với vai trò mới, hãy nhấp vào Tạo vai trò mới.
  2. Để tùy chỉnh vai trò hiện có, hãy chọn vai trò và nhấp vào Sao chép vai trò.
  1. Nhập tên và, tùy chọn, mô tả cho vai trò và nhấp vào Tiếp tục.
    Nếu bạn đã sao chép một vai trò, ở trên cùng bên trái, hãy nhấp vào Vai trò quản trị và tên của vai trò tùy chỉnh của bạn từ danh sách.
  2. Từ danh sách Đặc quyền, hãy chọn hộp kiểm để chọn từng đặc quyền mà bạn muốn người dùng có vai trò này có. Tìm hiểu về từng đặc quyền
    Các đặc quyền bạn chọn xác định các điều khiển Trang chủ trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của người dùng và cài đặt nào người dùng có thể quản lý.
  3. Nhấp vào Tiếp tục.
  4. Xem lại các đặc quyền và nhấp vào Tạo vai trò. 
  5. Làm theo các bước để gán vai trò tùy chỉnh.

 

Dashboard controls

Quyền của Administrator

Organizations and Users.

Đánh dấu vào mục full administrative rights within Organizations and Users thì sẽ có tất cả các quyền quản trị trong organization và user management.

Gán các quyền Create, Read, Update, và Delete đối với tổ chức (Organizations)

Các đặc quyền trong tổ chức

 

 

 

 

Hành động

Tạo

Xem

Sửa

Xóa

Xem danh sách tổ chức

X

X

X

X

Thêm 1 tổ chức

X

 

 

 

Di chuyển tổ chức

 

 

X

 

Xóa tổ chức

 

 

 

X

Gán các quyền Create, Read, Update, và Delete đối với người dùng (Users)

Quyền quản lý người dùng

 

 

 

 

Hành động

Tạo

Xem

Sửa

Xóa

Xem danh sách user

X

X

X

X

Tạo người dùng*

X

 

 

 

Đổi tên **

X

 

X

 

Chuyển người dùng **

X

 

X

X

Đổi mật khẩu **

X

 

X

 

Bắt buộc đổi mật khẩu **

X

 

X

 

Thêm/xóa địa chỉ alias **

X

 

X

 

Người dùng bị đình chỉ **

X

 

X

 

Người dùng bị xóa

 

 

 

X

Xem hồ sơ người dùng

X

X

X

X

Xem các dịch vụ đang bật

X

X

X

X

Xem nhóm

X

X

X

X

Xem giấy phép sử dụng

 

 

 

 

Xem thiết lập bảo mật

 

 

 

 

Xem quyền quản trị

X

X

X

X

Xem các thiết bị

 

 

 

 

Chỉ có super administrators được phép thay đổi thiết lập của những administrator khác.

 

Groups

Toàn quyền trong quản trị Google Groups được tạo ra trong Admin console:

  • Xem thông tin người dùng và cơ cấu tổ chức
  • Tạo nhóm mới trong Admin console
  • Quản lý người dùng trong nhóm đã tạo
  • Quản lý tùy chọn quyền hạn của nhóm
  • Xóa nhóm

  

Account

Toàn quyền trong quản trị cấp phép tài khoản và thông tin công ty:

  • Thay đổi tên công ty, ngôn ngữ, logo và time-zone
  • Thêm và xóa domain và domain aliases
  • Cập nhật thông tin liên hệ để khôi phục mật khẩu (địa chỉ email dự phòng)
  • Hủy dịch vụ Google Workspace
  • Quản lý các ứng dụng được cấp phép (Vault, dung lượng Drive)

Reports

Toàn quyền trong Report:

  • Xem biểu đồ sử dụng các ứng dụng
  • Hoạt động theo dõi người dùng như chỉnh sửa tài liệu
  • Thay đổi theo dõi được thực hiện bởi các quản trị viên khác trong giao diện Admin
  • Thực hiện tìm kiếm email đăng nhập

Security

Quản trị viên có đặc quyền này có thể quản lý thiết lập bảo mật tài khoản của bạn, bao gồm SSL và xác minh 2 bước, theo dõi mật khẩu Single-Sign-On (SSO), xác thực, và nhiều hơn nữa.

Support

Quản trị viên có đặc quyền này có thể truy cập thông tin liên hệ với hỗ trợ doanh nghiệp của Google. Họ có thể yêu cầu hỗ trợ kỹ thuật cho mọi vấn đề, dù việc đó không liên quan đến Admin Console.

   

Services

Trao toàn quyền kiểm soát các dịch vụ và các thiết bị. Quản trị viên có đặc quyền này có thể:

  • Tắt và Mở ứng dụng
  • Thay đổi cài đặt ứng dụng và quyền hạn *
  • Tùy chỉnh địa chỉ URL của các ứng dụng
  • Quản lý các thiết bị Chrome và thiết bị di động nằm trong danh sách

 Gmail service, only

Email

Cho phép quản lý tất cả các thiết lập cho dịch vụ Gmail của tổ chức.

Đặc quyền này được tự động lựa chọn dựa vào đặc quyền Services.

 Drive service, only

Drive

Cho phép quản lý tất cả các thiết lập cho dịch vụ Drive của tổ chức.

Đặc quyền này được tự động lựa chọn dựa vào đặc quyền Services.

 Mobile devices, only

Mobile

Cho phép toàn quyền kiểm soát thiết bị di động. Quản trị viên có đặc quyền này có thể activate, delete, wipe trên các thiết bị di động.

Đặc quyền này được tự động lựa chọn dựa vào đặc quyền Services.

 

 

  • Hướng dẫn gán quyền cho một người dùng:

 

  1. Chuyển đến Người dùng .
  2. Tìm người dùng trong danh sách.
    Để biết các mẹo, hãy chuyển đến
    Tìm tài khoản người dùng .
  3. Nhấp vào tên người dùng để mở trang tài khoản của họ.
  4. Cuộn xuống và nhấp vào Vai trò và đặc quyền của quản trị viên .
  5. Bên cạnh vai trò tùy chỉnh hoặc được tạo sẵn, hãy nhấp vào Bật .
    Nếu bạn không thấy Bật
    , hãy nhấp vào bất kỳ đâu bên dưới Vai trò để hiển thị các nút chuyển.
  6. (Tùy chọn) Đối với các vai trò tùy chỉnh bao gồm ít nhất một đặc quyền quản lý người dùng , bạn có thể hạn chế vai trò của quản trị viên đối với một đơn vị tổ chức cụ thể:
  1. Bên cạnh Tất cả đơn vị tổ chức , nhấp vào Chỉnh sửa .
  2. Chọn đơn vị tổ chức mà bạn muốn quản trị viên quản lý.
  3. Nhấp vào Xong .
  1. Nhấp vào Lưu .

Khuyến nghị:

  • Trong phần Đặc quyền , bạn có thể xem tất cả các đặc quyền của người dùng từ tất cả các vai trò quản trị viên mà họ được giao.
  • Để quay lại trang tài khoản của người dùng, ở trên cùng bên phải, nhấp vào Mũi tên lên .
  •  

12.0 Quản lý các ứng dụng từ Marketplace Apps được cài đặt

- Hiển thị các ứng dụng được cài đặt từ Marketplaces.

- Admin có quyền cho phép user được sử dụng hoặc không sử dụng các ứng dụng nào trong Marketplaces.

- Chỉ có admin mới có quyền gỡ bỏ và cài đặt.

 

Bật hoặc tắt ứng dụng Google Workspace Marketplace cho người dùng

 

  1. Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google (tại admin.google.com) ...
  2. Đi tới Ứng dụng> Ứng dụng Google Workspace Marketplace .
  3. Nhấp vào ứng dụng bạn muốn bật hoặc tắt.
  4. Nhấp vào thẻ Phân phối .
    Các Trạng thái dịch vụ trang sẽ mở ra.
  5. Để bật hoặc tắt một dịch vụ cho người dùng của bạn:
  • Bật hoặc tắt một dịch vụ cho mọi người trong tổ chức của bạn:
  • Nhấp vào Bật cho mọi người hoặc Tắt cho mọi người .
  • Nhấp vào Lưu .
  • Bật hoặc tắt dịch vụ cho người dùng trong một đơn vị tổ chức :
  • Ở bên trái, hãy chọn đơn vị tổ chức.
  • Trong Trạng thái dịch vụ , bấm Bật hoặc Tắt .
  • Để luôn bật hoặc tắt dịch vụ ngay cả khi dịch vụ được bật hoặc tắt cho đơn vị tổ chức chính, hãy nhấp vào Ghi đè .
  • (Tùy chọn) Nếu trạng thái của tổ chức đã bị Ghi đè , hãy chọn một tùy chọn:
  • Kế thừa —Truy cập vào cùng một cài đặt như cha mẹ của nó.
  • Lưu — Nghe cài đặt mới của bạn (ngay cả khi cài đặt chính thay đổi).

Lưu ý : Các thay đổi có thể mất đến 24 giờ để có hiệu lực đối với tất cả người dùng.

 

Cài đặt các ứng dụng Google Workspace Marketplace trong miền của bạn

 

  1. Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google (tại admin.google.com) ...
  2. Từ Trang chủ Bảng điều khiển dành cho quản trị viên, nhấp vào Ứng dụng  Google Workspace Marketplace ứng dụng .
  3. Nhấp vào Thêm ứng dụng vào danh sách Cài đặt miền .
  4. Duyệt qua Google Workspace Marketplace và nhấp vào một ứng dụng.
  5. Chọn cách cài đặt ứng dụng. Bạn cũng có thể thực hiện các thay đổi sau khi cài đặt ứng dụng.  
  • Cài đặt miền —Cài đặt ứng dụng cho toàn bộ miền của bạn hoặc cho một đơn vị tổ chức cụ thể.  
  • Cài đặt riêng lẻ —Chỉ cài đặt ứng dụng trên tài khoản của bạn.
  1. Nhấp vào Tiếp tục .
  2. Xem lại các yêu cầu truy cập dữ liệu (bạn có thể cần cuộn để xem danh sách đầy đủ), các điều khoản và chính sách. Chọn hộp đồng ý và nhấp vào Chấp nhận .

    Lưu ý : Chỉ cấp quyền truy cập dữ liệu nếu bạn tin tưởng ứng dụng và nhà cung cấp. Việc cung cấp quyền truy cập vào một ứng dụng độc hại có thể làm ảnh hưởng đến dữ liệu miền của bạn. Để biết thông tin về cách một ứng dụng truy cập vào dữ liệu của bạn, hãy chuyển đến Tìm hiểu quyền truy cập dữ liệu .
  3. Nhấp vào Xong .
  4. (Tùy chọn) Bật hoặc tắt ứng dụng cho các đơn vị tổ chức .
  5. (Tùy chọn) Giúp người dùng của bạn mở ứng dụng Google Workspace Marketplace .

Lưu ý : Có thể mất tới 24 giờ để ứng dụng khả dụng cho người dùng.

 

13.0 Quản lý tên miền

- Cho phép tạo các tên miền khác để quản lí dưới tên miền chính

- Cho phép tạo các alias domain để nhận thư

- Cho phép đăng ký thêm một tên miền khác trên hệ thống Google Workspace để quản trị trên 1 bảng quản trị

- Xóa một tên miền đã thêm vào trước đó

 

 

Nếu sở hữu một miền khác, bạn có thể thêm miền đó vào tài khoản Google Workspace hoặc Cloud Identity của mình. Ví dụ: bạn quản lý nhiều doanh nghiệp hoặc thương hiệu, mỗi doanh nghiệp có miền riêng. Tùy thuộc vào nhu cầu của bạn, bạn thêm miền dưới dạng bí danh miền hoặc miền phụ .

 

 


Cung cấp cho người dùng một địa chỉ email ở miền khác


 

HOẶC LÀ      


Quản lý các nhóm người dùng hoặc doanh nghiệp riêng biệt tại các miền khác nhau


 

 

 

 

 

Mỗi người dùng nhận được một địa chỉ email ở cả miền chính và bí danh miền của bạn

 

Mỗi miền của bạn có một nhóm người dùng khác nhau

Người dùng có thể gửi và nhận email từ một trong hai địa chỉ

 

 Người dùng có tài khoản Google Workspace, địa chỉ email và hộp thư cho miền của họ

Không có thêm chi phí cho mỗi người dùng

 

Thanh toán cho mỗi tài khoản người dùng mà bạn thêm vào miền phụ của mình

Tên miền bí danh

 

Tên miền phụ

Thêm tên miền phụ:

  1. Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google (tại admin.google.com) ...
  2. Đi tới Quản lý miền .
  3. Trong Quản lý miền , hãy nhấp vào Thêm miền.

    Liên kết Thêm miền và Thêm bí danh miền được hiển thị.
    Lưu ý: Nếu bạn có phiên bản Google Workspace miễn phí cũ, thì tùy chọn "Thêm miền" sẽ không khả dụng.
  4. Nhập tên miền.
    Nếu gần đây bạn đã xóa miền khỏi tài khoản Google Workspace của mình, bạn cần đợi tối đa 24 giờ trước khi thêm miền. Kiểm tra các
    mẹo khắc phục sự cố .
  5. Nhấp vào Tiếp tục và xác minh quyền sở hữu miền
    Làm theo hướng dẫn để
    xác minh rằng bạn sở hữu miền . Để được trợ giúp, hãy liên hệ với công ty lưu trữ miền của bạn (thường là nơi bạn đã mua miền của mình) hoặc bộ phận hỗ trợ của Google Workspace .
  6. Sau khi miền của bạn được xác minh, hãy thiết lập email. Trỏ con trỏ chuột của bạn đến gần miền và nhấp vào  Thiết lập bản ghi MX của Google .

    Con trỏ chuột được hiển thị khi di chuột qua liên kết Thiết lập bản ghi MX của Google.
  7. Cập nhật bản ghi MX của miền để thiết lập Gmail cho miền phụ của bạn.
  8. Nhấp vào Tôi đã hoàn thành các bước này .

Thêm tên miền bí danh

 

  1. Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google (tại admin.google.com) ...
  2. Đi tới Quản lý miền .
  3. Trong Quản lý miền , nhấp vào Thêm bí danh miền.

    Liên kết Thêm miền và Thêm bí danh miền được hiển thị.
    Lưu ý: Nếu bạn có phiên bản Google Workspace miễn phí cũ, thì tùy chọn "Thêm miền" sẽ không khả dụng.

    Để thêm bí danh miền vào  miền phụ , hãy sử dụng  API thư mục .
  4. Nhập tên miền.
    Nếu gần đây bạn đã xóa miền khỏi tài khoản Google Workspace của mình, bạn cần đợi tối đa 24 giờ trước khi thêm miền. Kiểm tra các
    mẹo khắc phục sự cố .
  5. Nhấp vào Tiếp tục và xác minh quyền sở hữu miền
    Làm theo hướng dẫn để
    xác minh rằng bạn sở hữu miền này . Để được trợ giúp, hãy liên hệ với công ty lưu trữ miền của bạn hoặc bộ phận hỗ trợ của Google Workspace .
  6. Sau khi miền của bạn được xác minh, hãy thiết lập email. Trỏ con trỏ chuột của bạn đến gần miền và nhấp vào  Thiết lập bản ghi MX của Google .

    Con trỏ chuột được hiển thị khi di chuột qua liên kết Thiết lập bản ghi MX của Google.
  7. Cập nhật bản ghi MX của miền để thiết lập Gmail cho bí danh miền của bạn.
  8. Nhấp vào Tôi đã hoàn thành các bước này .
  • Có thể mất từ ​​48 đến 72 giờ để miền của bạn được xác minh và thiết lập email, tùy thuộc vào công ty lưu trữ miền của bạn.
  • Đối với các tổ chức lớn: Có thể mất hơn 24 giờ sau khi xác minh để tất cả người dùng và nhóm nhận được địa chỉ email bí danh của họ.

 

- MAKE PRIMARY: Trong trường hợp quản trị viên đã thêm 1 số tên miền khác dưới dạng tên miền phụ (secondary domain) mà tổ chức muốn đổi địa chỉ tên miền sử dụng, Admin có thể sử dụng chức năng “Make primary” để đổi 1 tên miền phụ thành tên miền chính.

14.0 Chuyển dữ liệu (Migration) của end-user từ hệ thống cũ lên hệ thống Google Workspace

Trên giao diện Google Workspace Admin console, chọn chức năng Migration để dịch chuyển dữ liệu từ hệ thống cũ sang Google > Chọn Thiết lập chuyển dữ liệu (Set Data Migration Up):

Nguồn di chuyển: Chọn 1 trong các nguồn trong danh sách, là tên dịch vụ Email hiện tại mà doanh nghiệp đang muốn chuyển dữ liệu email sang Google Workspace (Gmail)

Chọn loại dữ liệu:

  • Lịch: Dành cho hệ thống Office 365, Exchange online
  • Liên lạc: Dành cho hệ thống Office 365, Exchange online
  • Email: Cho các hệ thống email có giao thức IMAP và chứng thư SSL của bên thứ 3.

 

Giao thức kết nối: Chọn Tự động (Khuyến nghị) hoặc IMAP để chủ động nhập cổng server mail nguồn

 

Tài khoản quản trị: Nhập địa chỉ email và mật khẩu của tài khoản quản trị hệ thống nguồn.

 

  • Ví dụ: Migrate từ hệ thống mail yahoo, theo giao thức imap có cổng 993

 

 

>>> Click chọn Bắt đầu.

 

 

Chọn khoảng thời gian muốn dịch chuyển dữ liệu và các thư mục không muốn/muốn chuyển dữ liệu

 

 

Sau đó nhấn chọn SELECT USERS để chọn user Google Workspace sẽ tiếp nhận dữ liệu chuyển sang. Và nhập địa chỉ email & password của tài khoản trên hệ thống cũ cần chuyển sang.

 

Khi đã nhập đủ thông tin user, nhấn nút  để bắt đầu việc migrate dữ liệu.

 

 

Sau cùng, đợi quá trình dịch chuyển dữ liệu hoàn tất để thực hiện phiên dịch chuyển khác.

 

                Bản quyền thuộc về                rb back to top 4.png

Công ty TNHH Tích hợp Hệ thống Quản lý Quốc tế - Đại lý ủy quyền Google Cloud tại Việt Nam

 

 

Chúng tôi là công ty thiết kế website và tư vấn quảng cáo trực tuyến có kinh nghiệm với nhiều khách hàng ở nhiều lĩnh vực khác nhau. Đội ngũ của chúng tôi có tư duy tốt, kỹ thuật chuyên môn cao, say mê công việc. Sự chuyên sâu tạo nên sức mạnh cho Vinaweb trong việc ngày càng nâng cao chất lượng dịch vụ cho khách hàng và đối tác.

Vinaweb

Hà Nội: Tầng 11, Tòa nhà Internet, 136 Nguyễn Phong Sắc, Cầu Giấy, Hà Nội

Địa chỉ: HD38, Vinhomes Marina, Lê Chân, Hải Phòng

Hotline: 0936.311.383 - 0985.469.526

Đăng ký tư vấn dịch vụ

Gửi ngay

Tư vấn Thiết kế website 24/24

Tư vấn Thiết kế website 24/24

0936.311.383
Tư vấn Thiết kế website

Tư vấn Thiết kế website

0985.469.526
Gửi yêu cầu

Gửi yêu cầu

sales@vinaweb.vn
HOTLINE
0936.311.383